LA CONVOCATION DES ASSEMBLÉES DES COPROPRIÉTAIRES

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Il est obligatoire au sein de chaque copropriété de convoquer une assemblée générale des copropriétaires à chaque année[1]. L’assemblée générale annuelle informe entre autre les copropriétaires de la santé financière de leur patrimoine, consulte ceux-ci sur les budgets, permet d’élire les membres qui formeront leur conseil d’administration, d’échanger et de débattre des décisions qui sont siennes.

Au besoin, des assemblées spéciales (extraordinaires) peuvent également être nécessaires en cours d’année.

Aux termes de l’article 345 du Code civil du Québec, il est du ressort du conseil d’administration du syndicat de copropriété, ou suivant ses directives, de convoquer les assemblées des copropriétaires. Cependant, l’article 352 C.c.Q. prévoit que les copropriétaires ont également le pouvoir de convoquer une assemblée :

« S’ils représentent 10% des voix, des membres peuvent requérir des administrateurs ou du secrétaire la convocation d’une assemblée annuelle ou extraordinaire en précisant, dans un avis écrit, les questions qui devront y être traitées.

À défaut par les administrateurs ou le secrétaire d’agir dans un délai de 21 jours à compter de la réception de l’avis, tout membre signataire de l’avis peut convoquer l’assemblée.

La personne morale est tenue de rembourser aux membres les frais utiles qu’ils ont pris en charge pour tenir l’assemblée, à moins que celle-ci n’en décide autrement. »

En pratique, cet article trouve généralement son application lorsque des motifs exigent la tenue de cette assemblée et que le conseil d’administration fait preuve d’inertie. Le pourcentage de voix exigé aux termes de cet article peut différer selon ce qui aura été prévu à la déclaration de copropriété tant que les droits des copropriétaires sont protégés (article 334 C.c.Q.).

Definition d’une assemblée générale spéciale de copropriété

Une assemblée générale spéciale de copropriété ou une assemblée générale extraordinaire réuni les copropriétaires entre deux assemblées générales annuelles. Les copropriétaires sont convoqués pour résoudre des problèmes urgents ou spécifiques dans la copropriété. Des assemblées spéciales peuvent par exemple survenir lors de problèmes dans les parties communes.

PROCÉDURE DE CONVOCATION

Il peut y être prévu certaines particularités aux termes de déclarations de copropriété mais, en général, la procédure de convocation est assez uniforme. Il faut d’abord :

• Énoncez les motifs de la convocation déterminant s’il s’agit d’une assemblée générale annuelle ou assemblée spéciale (extraordinaire);
• Dressez une liste des sujets qui devront être abordés et qui figureront à l’ordre du jour;
• Déterminez le lieu, la date et l’heure où elle se tiendra.[2] Vérifiez bien les délais[3];
• Colligez les documents qui devront être examinés lors de l’assemblée;
• Assurez-vous d’avoir une liste complète et à jour de tous les copropriétaires de l’immeuble.

Une fois ces étapes franchies, vous êtes en mesure de dresser et de transmettre votre Avis de convocation.

Aux termes de l’article 346 du Code civil du Québec, l’Avis de convocation informe les participants de la tenue d’une assemblée générale annuelle (obligatoire, suivant la fin de l’exercice financier[4]) ou d’une assemblée spéciale (extraordinaire), la date, le lieu et l’heure à laquelle ladite assemblée est convoquée et les sujets qui y seront traités.

Tous et chacun des copropriétaires (détenant un titre dans la copropriété) doivent recevoir l’Avis de convocation à l’adresse indiquée par ceux-ci au registre du syndicat. Des copropriétaires sont privés de leur droit de vote ?[5] Même alors, ceux-ci se doivent d’être convoqués à l’assemblée. Il serait cependant judicieux de les informer de la perte de leur droit de vote et de les inciter à y remédier à même l’avis de convocation qui leur est transmis.

Afin de prévenir un recours en nullité d’une assemblée par un copropriétaire pour n’avoir pas reçu l’Avis de convocation, et pour votre registre, il vaut mieux vous prémunir d’une preuve de réception de votre avis de convocation soit en transmettant celui-ci par courrier recommandé, de main à main avec récépissé, par courrier électronique avec preuve de réception ou par télécopieur. L’une ou plusieurs de ces modalités peuvent être obligatoirement prévues aux termes de votre déclaration de copropriété. Celles-ci prévaudront alors et vous devrez vous y conformer.

Sauf disposition contraire à la déclaration de copropriété, l’Avis de convocation pour une assemblée générale annuelle doit être transmis aux copropriétaires au moins 10 jours avant la tenue de celle-ci, mais pas plus de 45 jours.[6]

S’il y a véritablement urgence et nécessité de convoquer sans délai une assemblée spéciale, un délai plus court pourrait être raisonnable. S’ils sont tous présents ou représentés, les copropriétaires peuvent aussi renoncer à l’avis de convocation (article 353(2) C.c.Q.). Une résolution écrite, signée par tous les copropriétaires permet aussi de pallier à pareille situation (art. 354 C.c.Q.). Ce qui prime est d’agir dans les intérêts communs de la collectivité des copropriétaires.

DOCUMENTS DEVANT ACCOMPAGNER L’AVIS DE CONVOCATION

Lors de la convocation d’une assemblée générale annuelle, il est stipulé aux termes du Code civil du Québec[7] que l’Avis de convocation soit accompagné des documents suivants :

• l’Ordre du jour[8];
• les États financiers :
  • États des résultats;
  • Bilan;
  • États des dettes et créances;
  • Budget prévisionnel;

• le(s) projet(s) de modification(s) à la déclaration de copropriété[9];
• d’une note sur les modalités essentielles des contrats proposés et des travaux projetés;
• formulaire de procuration (recommandé).

La transmission des documents cités précédemment vise à préparer les copropriétaires à l’avance à faire leur choix de façon éclairée sur les « décisions » qu’ils auront à débattre. C’est pourquoi les informations transmises doivent être, en tenant compte des circonstances adéquates.

Ne seront traités lors de l’assemblée que les sujets inscrits à l’Ordre du jour. Les copropriétaires ont un délai de cinq (5) jours suivant réception de l’Avis de convocation pour transmettre au conseil d’administration les questions qu’ils désirent ajouter. Ce délai expiré, à moins que tous les copropriétaires ne soient présents à l’assemblée et n’y consentent (art. 348 C.c.Q.), l’Ordre du jour est « fermé ». Les nouvelles questions ou sujets ajoutés seront transmis aux copropriétaires avant la tenue de ladite assemblée. L’article 1088 du Code civil du Québec énonce ceci :

« Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l’avis de convocation, faire inscrire toute question à l’ordre du jour.

Avant la tenue de l’assemblée, le conseil d’administration avise par écrit les copropriétaires des questions nouvellement inscrites. »

Les documents devant accompagner l’Avis de convocation d’une assemblée spéciale ou extraordinaire, dépendent de la nature de l’assemblée. Peuvent y être joints, par exemple, un projet d’amendements à la déclaration de copropriété accompagné des documents pertinents permettant aux copropriétaires de se préparer à exercer leur pouvoir décisionnel.

LE QUORUM ET LE REPORT

Si le quorum n’est pas atteint à une assemblée, celle-ci se verra reportée à une date ultérieure. En effet, l’article 1089 édicte ceci :

« Le quorum, à l’assemblée, est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix.

Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est alors ajournée à une autre date, dont avis est donné à tous les copropriétaires; les 3/4 des membres présents ou représentés à la nouvelle assemblée y constituent le quorum.

L’assemblée où il n’y a plus quorum doit être ajournée si un copropriétaire le réclame. »

Tous les copropriétaires devront être à nouveau avisés de la date à laquelle ladite assemblée sera reportée.

* * * *

Il est primordial pour un syndicat de respecter les termes du Code civil du Québec et de la déclaration de copropriété quant au protocole de convocation décrit ci-haut. En cas de défaut, les administrateurs et le syndicat manqueraient à leurs devoirs et ceux-ci pourraient se voir condamner à verser des dommages-intérêts à ceux qui en clameront préjudice ou encore, voir l’assemblée être annulée si elle est partiale, prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits. Cette dernière action doit être entreprise dans les soixante (60) jours de l’assemblée (art. 1103 C.c.Q.).

Quelle soit générale ou spéciale, il vous est possible d’obtenir de l’aide auprès d’un professionnel détenant une pratique spécialisée en droit de la copropriété afin de vous assurer que vous rencontrez les exigences requises quant à la convocation de votre assemblée. Certains offrent même, sur demande, des formations et des modèles d’Avis de cotisation, de Budgets et de formulaires de procuration à moindre coûts.

Bonne convocation !

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.

[1] Voir notamment : articles 339, 345, 346 et 1072 du Code civil du Québec

[2] à la discrétion du syndicat, sous réserve des dispositions prévues à la déclaration de copropriété

[3] Pour une assemblée annuelle, il est prévu aux termes de l’article 345 C.c.Q. un délai de 6 mois suivant la fin de l’exercice financier ou, selon ce qui peut être prévu aux termes du Règlement d’immeuble de votre déclaration de copropriété, un délai moindre, généralement de 90 à 120 jours de la clôture de l’exercice financier.

[4] Article 345 et 334, al. 2 C.c.Q.

[5] Un copropriétaire se voit retirer son droit de vote lors du non paiement de ses contributions aux charges communes ou au fonds de prévoyance depuis plus de trois (3) mois. (voir article 1094 C.c.Q.)

[6] Article 346 C.c.Q.

[7] Articles 347 et 1087 C.c.Q.

[8] Voir notre texte « Le déroulement d’une assemblée des copropriétaires » quant à l’ordre du jour;

[9] ou le cas échéant, une résolution détaillée décrivant celle(s)-ci

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:16