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Le carnet d’entretien d’un syndicat

Le carnet d’entretien d’un syndicat

Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Mardi, 23 Février 2010 15:57

CARNET D’ENTRETIEN

Contacter l’auteur : s.fiset@fisetlegal.com

Le mandat d’un syndicat de copropriété est d’assurer la conservation de l’immeuble, c’est-à-dire maintenir celui-ci le plus près possible de son état original, le préserver des dégradations survenant avec le temps, entretenir les parties communes, et ce, par un entretien courant (nettoyage, déneigement, entretien paysager), par le remplacement périodiques des pièces ou équipements, jusqu’à la fin de la durée de vie utile des composantes mécaniques, électriques et structurales.

La tenue d’un carnet d’entretien est donc essentielle afin de répertorier toutes les activités d’entretien effectuées par le syndicat. Il fera l’inventaire des composantes de l’immeuble, l’historique des actions posées pour chacun de ses éléments. Le carnet d’entretien devrait donc faire partie intégrante du Registre de la copropriété. Plus qu’un simple répertoire, celui-ci s’avèrera aussi un instrument de planification.

Grâce à un programme bien structuré de maintien et d’entretien des équipements et composantes de l’immeuble la tâche des administrateurs et gestionnaires s’en trouve que plus aisée.

Le carnet d’entretien sert aussi de guide pour les employés d’entretien et de balises contractuelles pour les entrepreneurs chargés d’effectuer des travaux.

Contrairement à une copropriété déjà existence et détenant un carnet d’entretien nécessitant qu’une simple mise à jour périodique, pour un nouveau syndicat, afin de partir sur des bases solides, il sera nécessaire tout d’abord de relever la situation physique de l’immeuble par une évaluation complète du bâtiment avec un expert (ingénieur, architecte ou technologue en bâtiment) afin de connaître l’état concret des composantes de l’immeuble. Il faudra également établir un certificat de localisation par un arpenteur-géomètre. Ces éléments entrent dans le cadre d’un programme d’entretien préventif.

L’objectif :

– vérifier si le bâtiment est conforme avec les codes de construction en bâtiment, la règlementation municipale et les règles de l’art. Découvrir si l’immeuble accuse des vices cachés de construction ou conception. Si tel est le cas, un recours contre le promoteur, les entrepreneurs, ingénieurs ou architectes pourrait être à considérer ;

planification de l’entretien de l’immeuble : les experts produiront le certificat d’immeuble identifiant les parties communes de l’immeuble assujetties au fonds de prévoyance, les critères de conception et conditions d’utilisation des composantes de l’immeuble, indiquant leur durée de vie estimées, les coûts estimés des réparations majeures et de remplacement et des recommandations de méthodes d’entretien.

Rien ne doit être négligé; le syndicat est responsable des dommages pouvant être causés aux copropriétaires par le défaut d’entretien des parties communes de l’immeuble !

Composantes d’un bon carnet d’entretien :

  • Informations générales sur la copropriété et ses administrateurs;
  • Contrats :
    • assurances de l’immeuble;
    • assurances dommages contractées par le syndicat;
  • renseignements sur les fournisseurs de services;
  • dates de réalisations des travaux importants;
  • références d’entretien, interventions posées sur l’immeuble;
  • maintenance des équipements communs et échéances de chacun.

La tenue d’un carnet d’entretien facilite la préparation des budgets pour la détermination des montants à verser aux contributions aux charges communes et au fonds de prévoyance.

Si le carnet d’entretien est informatisé, sa consultation s’en trouve facilitée.

Comme tous copropriétaires et même acheteurs éventuels (partiellement) peuvent consulter, sur demande, le registre du syndicat, y compris le carnet d’entretien, la tenue d’un carnet d’entretien complet et à jour reflète une bonne gestion des avoirs de chaque copropriétaire et permet aux potentiels acheteurs intéressés d’acquérir le sentiment d’acheter en toute connaissance de cause : il leur indique si d’importants travaux sont nécessaires dans un avenir rapproché et si, par exemple, des procédures judiciaires sont en cours.

Il n’y a que des avantages à retirer de l’établissement et le maintient d’un bon carnet d’entretien.

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.

 

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:42

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