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Les obligations et inhabilités des administrateurs d’une copropriété

Les obligations et inhabilités des administrateurs d’une copropriété

Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Vendredi, 01 Avril 2011 16:17

LES OBLIGATIONS ET INHABILITÉS DES ADMINISTRATEURS

Nous contacter: s.fiset@fisetlegal.com

Le poste d’administrateur au sein d’un syndicat de copropriété peut sembler être un poste prestigieux mais lorsqu’on prend le temps de découvrir toutes les implications que cela exige, on peut comprendre que quelque fois il est difficile de dénicher le nombre d’administrateurs requis par la déclaration de copropriété pour siéger sur son conseil d’administration. Il faut l’avouer, la tâche d’un administrateur est souvent loin d’être de tout repos ! Vous vous sentez inspiré à ce poste ? Vous découvrirez sommairement ci-après les obligations d’un administrateur et quelles sont les inhabilités qui peuvent empêcher quelqu’un d’accéder à un poste d’administrateur au sein d’une copropriété.

LES CONDITIONS

Un administrateur est une personne qui gère, administre des biens ou des affaires. Il est un membre du conseil d’administration d’un syndicat de copropriété. Il est le mandataire du syndicat qu’il représente.

L’article 321 du Code civil du Québec dit ceci à propos de l’administrateur :

« L’administrateur est considéré comme mandataire de la personne morale. Il doit, dans l’exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, l’acte constitutif et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. »

[Les caractères gras et soulignés sont nôtres]

Les conditions de la charge des administrateurs d’un syndicat de copropriété sont définies aux termes de la déclaration de copropriété, à l’acte constitutif et au règlement de l’immeuble de celle-ci.

Le Code civil du Québec, notamment à ses articles 321 à 330, exprime également pour sa part les qualifications générales que doit avoir un administrateur.

Rien dans la loi n’interdit un administrateur unique. De plus, à moins qu’il ne le soit expressément requis aux termes de la déclaration de copropriété, un administrateur n’est pas tenu d’être un copropriétaire pour être éligible à un poste au sein d’un conseil d’administration.

LES INHABILITÉS

Les articles 327 et 329 C.c.Q. expliquent :

« 327. Sont inhabiles à être administrateurs les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction.

Cependant, les mineurs et les majeurs en tutelle peuvent être administrateurs d’une association constituée en personne morale qui n’a pas pour but de réaliser des bénéfices pécuniaires et dont l’objet les concerne. »


« 329. Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’une personne morale à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur. »

De plus, l’article 1086 C.c.Q. édicte que :

« Le syndicat peut remplacer l’administrateur ou le gérant qui, étant copropriétaire, néglige de payer sa contribution aux charges communes ou au fonds de prévoyance. »

LES OBLIGATIONS

Les administrateurs doivent agir dans les limites de leurs pouvoirs. Ils sont tenus comme les copropriétaires de suivre les règlements prévus aux termes de leur déclaration de copropriété et ce, d’autant plus qu’ils ont le devoir d’en voir au respect et à l’application par les autres copropriétaires (art. 321 C.c.Q.).

Aux termes de l’article 322 C.c.Q., les administrateurs doivent également « agir avec prudence et diligence », « honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale » qu’est le syndicat. Ceux-ci devront, par exemple, confier à des professionnels les tâches n’étant pas de leurs champs de compétence et ce, malgré les coûts y étant reliés. Tenter de prendre la place d’un tel professionnel dans le but de sauver des sous à la collectivité n’est pas la solution à préconiser. Elle peut se révéler être fatale dans le cas où une erreur entrainerait une perte ou un dommage puisque la responsabilité des administrateurs ayant agit de la sorte, et donc du syndicat, serait alors mise en jeu. Mieux vaut avoir recours à l’expertise des spécialistes.

En outre, l’administrateur doit agir de bonne foi et dans l’intérêt de la collectivité des copropriétaires. L’administrateur ne devra donc confondre ses biens et ceux de la copropriété. De même, l’information à laquelle il a accès ne doit être utilisée pour autre fin que celle de son rôle d’administrateur du syndicat.

L’article 323 C.c.Q. nous prévient :

« L’administrateur ne peut confondre les biens de la personne morale avec les siens; il ne peut utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, les biens de la personne morale ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit autorisé à le faire par les membres de la personne morale. »

L’article 324 C.c.Q. poursuit ainsi :

« L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur.

Il doit dénoncer à la personne morale tout intérêt qu’il a dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d’intérêt est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration ou à ce qui en tient lieu. »

Un administrateur ne doit donc pas chercher à tirer avantage de sa position. Tout conflit d’intérêt entre son intérêt personnel et son devoir d’administrateur devrait être :

– dénoncé aux autres membres du conseil d’administration;

– consigné au procès-verbal; et

– l’administrateur en cause devrait se retirer lors du délibéré et de la prise de décision.

ATTENTION : La responsabilité personnelle d’un administrateur peut être engagée s’il n’exerce pas ses responsabilités dans les limites qui lui sont imposées.

GESTION ET ADMINISTRATION

Dans le cadre de leur mission, les administrateurs peuvent élaborer des « règlements de gestion ». Toutefois, ils auront besoin de l’assemblée des copropriétaires pour les faire ratifier :

« Le conseil d’administration gère les affaires de la personne morale et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin; il peut créer des postes de direction et d’autres organes, et déléguer aux titulaires de ces postes et à ces organes l’exercice de certains de ces pouvoirs.

Il adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l’assemblée qui suit. » – Article 335 C.c.Q.

« Les décisions du syndicat sont prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée, y compris celles visant à corriger une erreur matérielle dans la déclaration de copropriété. » – Article 1096 C.c.Q.

Enfin, le syndicat doit voir à la conservation de l’immeuble et à toutes les opérations d’intérêt commun. Pour ce faire, un syndicat bien administré devrait :

– détenir un compte bancaire distinct, au nom du syndicat;

– prendre les recours nécessaires en cas de vices, malfaçons ou défaut d’entretien affectant les parties communes de l’immeuble[1];

– assurer les parties communes et privatives de l’immeuble (sauf les améliorations d’un copropriétaire à sa partie privative) contre les risques usuels (vol, incendie, etc.) et aussi avoir une assurance responsabilité civile envers les tiers;

– prendre les mesures nécessaires à l’entretien de l’immeuble (embauche de personnel requis, octroi de contrat d’entretien et de réparation lorsque nécessaire, etc.);

– convoquer l’assemblée des copropriétaires au moment prévu par la déclaration de copropriété ou la loi;

– déterminer un budget et un fonds de prévoyance[2] suffisants et cotiser[3] les copropriétaires;

– si le copropriétaire en fait défaut, remettre à tout locataire un exemplaire des règlements d’immeuble.

Le syndicat doit tenir à jour un registre de la copropriété et le tenir à la disposition des copropriétaires.

LES DÉCISIONS DES ADMINISTRATEURS

La prudence et la transparence sont essentielles. Les décisions que prend le conseil d’administration doivent être prises de façon réfléchie, toujours dans l’intérêt de la collectivité des copropriétaires, pour la conservation de l’immeuble et la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou la copropriété (art. 1039 C.c.Q.).

Bien que la responsabilité des administrateurs puisse notamment être engagée pour une faute personnelle, un abus de droit, une contravention à une règle d’ordre public ou une mauvaise décision qui causerait préjudice à autrui, ceux-ci peuvent être également poursuivis pour leur inaction.

Pour y obvier, lors d’une réunion du conseil d’administration, un administrateur qui n’est pas d’accord avec une décision peut faire consigner au procès-verbal sa dissidence, se soustrayant ainsi de la responsabilité inhérente de la décision prise (art. 337 C.c.Q.).

Le rôle d’administrateur peut parfois s’avérer très laborieux dépendamment de la nature et de la complexité de la copropriété. Dans le cas où vous sentiez qu’en tant qu’administrateur la situation vous dépasse, mieux vaut consulter. Il en va de la sauvegarde des droits de la collectivité des copropriétaires.

Si la situation est causée par les autres membres du conseil d’administration, l’article 341 du C.c.Q. pourrait vous être d’un secours :

« Si, en cas d’empêchement ou par suite de l’opposition systématique de certains administrateurs, le conseil ne peut plus agir selon la règle de la majorité ou selon une autre proportion prévue, les autres peuvent agir seuls pour les actes conservatoires; ils peuvent aussi agir seuls pour des actes qui demandent célérité, s’ils y sont autorisés par le tribunal.

Lorsque la situation persiste et que l’administration s’en trouve sérieusement entravée, le tribunal peut, à la demande d’un intéressé, dispenser les administrateurs d’agir suivant la proportion prévue, diviser leurs fonctions, accorder une voix prépondérante à l’un d’eux ou rendre toute ordonnance qu’il estime appropriée suivant les circonstances. »

Un conseil d’administration éprouvant des difficultés n’est pas laissé à lui-même. Il peut avoir recours aux conseils forts précieux d’un professionnel (architecte, ingénieur, comptable, gestionnaire, notaire, avocat, etc.) ayant une pratique spécialisée en copropriété.

Bonne administration !

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.


[1] Art. 1081 C.c.Q.

[2] Art. 1072 C.c.Q.

[3] et ne rien négliger pour les percevoir à temps !

 

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 16:45