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Les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et du conseil d’administration

Les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et du conseil d’administration

Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Vendredi, 21 Janvier 2011 12:28

LES PROCÈS-VERBAUX D’UN SYNDICAT DE COPROPRIÉTÉ

Contacter l’auteur : s.fiset@fisetlegal.com

Un syndicat de copropriété est composé de (2) deux organes décisionnels : le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires.

Ces deux (2) organes décisionnels se doivent de réunir leurs membres, au moins une fois par année, dans le but de prendre collectivement les résolutions nécessaires pour voir à la conservation des intérêts de la collectivité des copropriétaires et à la sauvegarde de leur patrimoine.

Tant le contenu des réunions du conseil d’administration que les assemblées générales ou spéciales des copropriétaires se doivent d’être rapportées par écrit dans des procès-verbaux. En effet, aux termes de l’article 1070 du Code civil du Québec, il est de l’obligation du syndicat de copropriété de tenir ceux-ci à leur registre, pour fin de consultation ultérieure[1] :

« Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers. (…) »

[Les soulignés sont nôtres]

Généralement, il est de la responsabilité du secrétaire de chaque organe décisionnel de rédiger les procès-verbaux et de les verser au registre de la copropriété. Cependant, il peut également être prévu qu’une autre personne en soit responsable. L’article 343 du Code civil du Québec indique en effet que :

« Le conseil d’administration peut désigner une personne pour tenir les livres et registres de la personne morale.

Cette personne peut délivrer des copies des documents dont elle est dépositaire; jusqu’à preuve du contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu’il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l’autorité de son auteur. »

Le procès-verbal sera signé par le secrétaire de l’organe décisionnel en cause. Il n’est toutefois pas obligatoire, mais recommandé, de le faire signer également par les autres administrateurs ou officiers (le président, généralement), pour fins de vérification et d’exactitude. Les originaux des procès-verbaux seront conservés au registre de la copropriété.

CONTENU DES PROCÈS-VERBAUX

La forme standard d’un procès-verbal comporte tout d’abord les éléments suivants :

– le nom du syndicat de copropriété;

– la date, l’heure[2] et le lieu où s’est tenue la réunion ou l’assemblée.

Ensuite, le procès-verbal sera rédigé selon l’Ordre du jour.

Le procès-verbal se doit d’être concis, rédigé dans un langage clair et aussi précis que possible.

Les divers commentaires ou interventions soulevés au cours d’une assemblée n’ont pas leur place au procès-verbal, à moins qu’il en soit demandé expressément par le conseil d’administration ou l’assemblée d’y être rapporté.

L’article 337 du Code civil du Québec énonce pour le conseil d’administration une exception à cette règle :

« Tout administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil d’administration, à moins qu’il n’ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu.

Toutefois, un administrateur absent à une réunion du conseil est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion. »

[Les soulignés sont nôtres]

Réunion du conseil d’administration :

Les principales délibérations lors d’une réunion du conseil d’administration ayant un impact direct sur la collectivité des copropriétaires doivent être rapportées au procès-verbal. Par exemple, les décisions rapportées au procès-verbal peuvent venir indiquer les actions et décisions adoptées ainsi que, le cas échéant, les comptes qui seront affectés (fonds de prévoyance, fonds de trésorerie, compte pour dépenses courantes, etc.)[3].

Le conseil n’a cependant pas à rapporter toutes les décisions générales dont celles se rapportant à la gestion courante du syndicat ou purement administratives.

Aux termes de l’article 322 C.c.Q., les administrateurs qui agissent avec « honnêteté et loyauté » dans l’intérêt de la collectivité des copropriétaires feront preuve de transparence mais aussi de « prudence et de diligence » en produisant le plus rapidement possible au registre de la copropriété le procès-verbal requis.

Afficher sur un babillard dans l’immeuble le procès-verbal des réunions du conseil d’administration est un bon geste de transparence. Il permet notamment aux copropriétaires de se tenir informer tout au long de l’année.

Le procès-verbal de l’assemblée peut être lu à la réunion du conseil d’administration suivante sauf si les membres y renoncent. Cette lecture permettra aux administrateurs d’y suggérer des précisions avant son adoption sur proposition.

Les noms des administrateurs, présents et absents devraient y figurer également.

Assemblée des copropriétaires :

Le procès-verbal d’une assemblée des copropriétaires rapportera les décisions prises aux termes des articles 1096, 1097, 1098 et 1102 du Code civil du Québec :

« 1096. Les décisions du syndicat sont prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée, y compris celles visant à corriger une erreur matérielle dans la déclaration de copropriété. »

« 1097. Sont prises à la majorité des copropriétaires, représentant les 3/4 des voix de tous les copropriétaires, les décisions qui concernent:

1° Les actes d’acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;

2° Les travaux de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes, ainsi que la répartition du coût de ces travaux;

3° La construction de bâtiments pour créer de nouvelles fractions;

4° La modification de l’acte constitutif de copropriété ou de l’état descriptif des fractions. »

« 1098. Sont prises à la majorité des 3/4 des copropriétaires, représentant 90% des voix de tous les copropriétaires, les décisions:

1° Qui changent la destination de l’immeuble;

2° Qui autorisent l’aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au maintien de la destination de l’immeuble;

3° Qui modifient la déclaration de copropriété pour permettre la détention d’une fraction par plusieurs personnes ayant un droit de jouissance périodique et successif.»

« 1102. Est sans effet toute décision du syndicat qui, à l’encontre de la déclaration de copropriété, impose au copropriétaire une modification à la valeur relative de sa fraction, à la destination de sa partie privative ou à l’usage qu’il peut en faire. »

En plus des informations initiales énumérées précédemment, le procès-verbal d’une assemblée de copropriétaires devrait également indiquer ceci :

– nombre de copropriétaires présents[4]

– nombre de voix présentes ou représentées[5];

– chaque résolution rapportée dans son texte le plus précis;

– le résultat en nombre et en voix de chaque vote[6] (incluant nombre de voix des opposants ou abstentionnistes);

– les motifs pour l’adoption ou le rejet de la résolution, le cas échéant;

– le nom des personnes qui ont soumis les propositions[7].

DÉLAI DE TRANSMISSION DU PROCÈS-VERBAL

À moins qu’une disposition contraire soit consignée à votre déclaration de copropriété, il n’y a pas délai précis pour produire un procès-verbal au registre de copropriété. Il n’est pas nécessaire de produire sur-le-champ le procès-verbal sous sa forme finale mais il doit être possible de transmettre sans délai les « extraits de résolutions » ou un « projet de procès-verbal », dans l’intervalle de la complétion du procès-verbal « officiel ». De plus, il faut prendre en compte de l’article 1103 du Code civil du Québec qui prévoit :

«Tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.

L’action doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 60 jours de l’assemblée.

Le tribunal peut, si l’action est futile ou vexatoire, condamner le demandeur à des dommages-intérêts. »

Il est généralement d’usage de transmettre une copie du procès-verbal d’assemblée à chacun des copropriétaires, bien que ce soit ce que nous recommandons fortement, ce n’est cependant pas une obligation.

En effet, puisque les résolutions adoptées prennent généralement effet à la levée de l’assemblée des copropriétaires, il importe d’autant plus que tous les copropriétaires (surtout les absents !) prennent connaissance de celles-ci sans délai.

Les procès-verbaux sont des documents essentiels dans le processus décisionnel. Ils sont la référence quant à la direction qu’il a été résolu par le conseil d’administration et son assemblée de suivre et permettent à tous et chacun des membres de la collectivité des copropriétaires d’en être informés.

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.


[1] Dans un recours en nullité d’une assemblée des copropriétaires, il peut être ordonné par le tribunal que les procès-verbaux soient examinés (Art. 1103 C.c.Q.).

[2] L’heure du début et de la fin, mention des suspensions et ajournements.

[3] Essentiel lors des vérifications comptables ultérieures où les déboursés seront plus facilement conciliables s’il est possible de les justifier par une décision du conseil d’administration (art. 336 C.c.Q.)

[4] Annexer la feuille des présences

[5] Articles 1096 à 1098 C.c.Q. – calcul des majorités

[6] Dans le cas où une majorité était requise, celle-ci doit être indiquée.

[7] Les noms de ceux qui secondent les soumissions des propositions n’ont pas nécessairement besoin d’être rapportés.

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:08

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