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L’organisation du syndicat : conseil d’administration et assemblée des copropriétaires

L’organisation du syndicat : conseil d’administration et assemblée des copropriétaires

Written by Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Wednesday, 18 August 2010 23:53

DISTINCTION ENTRE LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ET

L’ASSEMBLÉE DES COPROPRIÉTAIRES

Contacter l’auteur : s.fiset@fisetlegal.com

 

Aux termes de l’article 331 C.c.Q., les personnes morales agissent par leurs organes, tels le conseil d’administration et l’assemblée des membres.

Selon la loi, le syndicat de copropriété (personne morale) est constitué de deux (2) organes décisionnels assurant sa viabilité : le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires. Ses pouvoirs sont généralement répartis entre eux ainsi :

organisation

Attention ! En définitive, c’est la déclaration de copropriété qui prévoit le partage de pouvoirs et devoirs entre les administrateurs et l’assemblée des copropriétaires.

PREMIER ORGANE DU SYNDICAT : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration « est considéré comme mandataire » et le premier organe décisionnel du syndicat (art. 321 C.c.Q.). Il est constitué d’administrateurs.

VOTE

Chaque membre détient un droit de vote lors d’une réunion du conseil d’administration.

Qu’il y ait des postes de direction ou non (président, vice-président, secrétaire, trésorier ou autres), les décisions sur le conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres (art. 336 C.c.Q.).

Outre que de présider les réunions du conseil d’administration, le président n’a pas plus de pouvoir ou de devoir que les autres membres. Il ne peut donc pas prendre de décision seul, sans l’accord préalable de la majorité des voix du conseil d’administration. Il peut être cependant prévu que le président dispose d’un vote prépondérant en cas d’égalité des voix (art. 336 C.c.Q.).

NOMINATION

Règle générale, les administrateurs sont élus lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires (art. 338 C.c.Q.).

L’article 339 du Code civil du Québec stipule que : « La durée du mandat des administrateurs est d’un an; à l’expiration de ce temps, leur mandat se continue s’il n’est pas dénoncé ». Cet article n’est cependant pas d’ordre public. Il est donc possible d’y déroger conventionnellement.

La déclaration de copropriété définira en détails les conditions d’éligibilité. Par exemple, nous retrouvons parfois dans la déclaration de copropriété une condition à l’effet que les membres du conseil d’administration soient des copropriétaires résidents alors que rien n’empêche, à défaut, qu’un tiers soit nommé administrateur. Tout dépend de ce qui est stipulé à la déclaration de copropriété.

Les nominations des administrateurs doivent être immédiatement rapportées dans la Déclaration d’immatriculation du syndicat auprès du Registraire des entreprises. Des coûts y sont rattachés.[1] Toute modification en cours d’année doit être transmise au Registraire des entreprises sans délai par une Déclaration modificative alors qu’annuellement le syndicat est tenu de produire une Déclaration annuelle.

Dans le cas où aucun volontaire ne se présentait pour assurer le poste d’administrateur : il serait du ressort de la Cour de le nommer, avec frais (articles. 391 et 1084 C.c.Q.). Un truc pour pallier à cette situation : rémunérer les administrateurs et laisser jouer en assemblée des copropriétaires la loi de l’offre et la demande pour en fixer leur rémunération.

Contrairement à la croyance et pratique répandues, il n’appartient pas à l’assemblée de créer des postes de direction (art. 335 C.c.Q.). À moins qu’il ne soit expressément exigé dans la déclaration de copropriété de ce faire, les membres du conseil d’administration peuvent, à leur discrétion, se nommer ou non un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier ou autre. Ce n’est pas une obligation.

Tant qu’elles ne contreviennent pas à la déclaration de copropriété, les administrateurs peuvent signer des résolutions écrites ayant la même valeur qu’une décision adoptée en réunion du conseil d’administration :

« Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe.

Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu. » – Article 354 C.c.Q.

[Les soulignés sont nôtres]

De plus, les administrateurs peuvent choisir parmi plusieurs moyens pour tenir leur réunion (ex : par conférence téléphonique ou vidéo) :

« Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. » – Article 344 C.c.Q.

POUVOIRS :

Le conseil d’administration gère les affaires courantes du syndicat. Il accompli les tâches de gestion et d’exécution : administration quotidienne, gestion des opérations financières, décisions d’entretien ou de réparation du bâtiment.

Aux termes de l’article 335 C.c.Q. :

« Le conseil d’administration gère les affaires de la personne morale et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin; il peut créer des postes de direction et d’autres organes, et déléguer aux titulaires de ces postes et à ces organes l’exercice de certains de ces pouvoirs.

Il adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l’assemblée qui suit. »

[Les soulignés et caractères gras sont nôtres]

Le conseil d’administration peut déléguer en tout ou en partie l’administration courante de la copropriété à une personne désignée par lui ou à un gestionnaire de copropriété. Il peut aussi créer des postes de direction et d’autres organes (art. 335, 343 et 1085 C.c.Q.).

En regard du conseil d’administration, aux termes de l’article 1084 C.c.Q., c’est le Règlement d’immeuble qui détermine :

i) le nombre d’administrateurs;

ii) le mode de nomination (soit par élection par l’assemblée des copropriétaires, par nomination spécifique dans la déclaration de copropriété ou un combiné de ces différents modes. Dans certaines copropriétés ne comptant que quelques copropriétaires, il peut être prévu que les copropriétaires se relèvent à tour de rôle.);

iii) le moment des nominations;

iv) les procédures d’élection;

v) les critères d’éligibilité;

vi) le mode de remplacement d’un administrateur [vacance, démission, décès, inhabilité, etc. (art. 339 et 341 C.c.Q.). Un administrateur ne peut être représenté par une procuration à une réunion du conseil d’administration];

vii) le mode de rémunération (le cas échéant, l’assemblée des copropriétaires en débattra);

viii) le terme pour lequel les administrateurs sont nommés.

DEVOIRS :

Obligations imposées aux administrateurs par la loi :

– « Agir avec prudence et diligence (…) honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale. » (article 322 C.c.Q.);

– Assurer une saine gestion du syndicat (art. 342 C.c.Q.);

– Veiller au respect de la déclaration de copropriété et au Règlement d’immeuble (articles 310, 312, 321, 1039, 1080 et 1085 C.c.Q.);

– Voir à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes de l’immeuble (articles 310, 312, 1039 et 1077 C.c.Q.);

– Fixer les budgets annuel ou spécial, suivant la consultation de l’assemblée ainsi qu’établir et aviser chaque copropriétaire des contributions aux charges communes et du fonds de prévoyance et de la date où elles sont exigibles (art. 1071 et 1072 C.c.Q.);

– Tenue et conservation des registres et documents officiels de la copropriété (déclaration de copropriété, contrats, plan cadastral, plans et devis de l’immeuble, certificat d’état d’immeuble, carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance) (articles 342 et 1070 C.c.Q.);

– Contracter une assurance contre les risques usuels couvrant la totalité de l’immeuble (parties communes et parties privatives) à l’exclusion des améliorations d’un copropriétaire à sa fraction (art. 1073 C.c.Q.);

– Si le locateur néglige de le faire ou pour le rendre officiellement opposable au locataire, remettre une copie du Règlement d’immeuble à chaque locataire (art. 1057 C.c.Q.);

– Convoquer les assemblées des copropriétaires (art. 345 C.c.Q.);

– S’il se trouve en conflit d’intérêts, le dénoncer au syndicat (art. 324 et 325 C.c.Q.);

– Les administrateurs ne doivent jamais confondre les biens du syndicat de copropriété avec leurs biens personnels ni les utiliser à son profit et au profit d’un tiers (art. 323 C.c.Q.);

– Agir dans les limites des pouvoirs conférés (art. 321 C.c.Q.);

Obligations imposées GÉNÉRALEMENT aux administrateurs par la déclaration de copropriété :

– Représenter le syndicat dans les actes civils;

– Établir une comptabilité des recettes et débours (bilan, état des résultats, état des dettes et créances, budgets prévisionnels, etc.); [2]

– Démarches bancaires et placements des sommes détenues; [3]

– Acquitter les comptes et dépenses du syndicat;

– Retenir les services professionnels requis (comptable, expert en bâtiment, fournisseur de produits ou services, notaire, avocat, etc.);

– Voir à procéder aux réparations (dont les travaux nécessaires mais dont un copropriétaire a négligé de faire);

______________________________________________________

DEUXIÈME ORGANE DU SYNDICAT : L’ASSEMBLÉE DES COPROPRIÉTAIRES

L’assemblée des copropriétaires constitue le deuxième organe décisionnel du syndicat. Elle est constituée d’un bureau d’assemblée (les « officiers ») et des copropriétaires présents et représentés par procuration.

Les copropriétaires exercent leurs pouvoirs de décision lors des assemblées des copropriétaires. Tout comme pour les administrateurs, les copropriétaires peuvent procéder par voie de résolutions unanimes pour en tenir lieu (art. 354 C.c.Q.).

La déclaration de copropriété devrait partager clairement les pouvoirs et devoirs des deux (2) organes (conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires), tout en s’assurant le respect des articles 1096 à 1098 du Code civil du Québec dont les pouvoirs doivent relever obligatoirement de l’assemblée des copropriétaires.

C’est l’Acte constitutif de copropriété qui détermine les pouvoirs et devoirs de l’assemblée des copropriétaires.

Aux termes de l’article 1053 C.c.Q. :

« L’acte constitutif de copropriété définit la destination de l’immeuble, des parties privatives et des parties communes.

Il détermine également la valeur relative de chaque fraction et indique la méthode suivie pour l’établir, la quote-part des charges et le nombre de voix attachées à chaque fraction et prévoit toute autre convention relative à l’immeuble ou à ses parties privatives ou communes. Il précise aussi les pouvoirs et devoirs respectifs du conseil d’administration du syndicat et de l’assemblée des copropriétaires. »

[Les caractères gras et soulignés sont nôtres]

VOTE

Il est nécessaire d’avoir le quorum pour l’ouverture de l’assemblée et avant chaque prise de décision :

« Le quorum, à l’assemblée, est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix.

Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est alors ajournée à une autre date, dont avis est donné à tous les copropriétaires ; les 3/4 des membres présents ou représentés à la nouvelle assemblée y constituent le quorum.

L’assemblée où il n’y a plus quorum doit être ajournée si un copropriétaire le réclame. » – Article 1089 C.c.Q.

[les caractères gras et soulignés sont nôtres]

Le nombre de voix que chaque copropriétaire dispose est proportionnel à la valeur relative de sa fraction de copropriété.[4]

Un copropriétaire peut se faire représenter à une assemblée par une autre personne en lui fournissant une procuration.

Un mauvais payeur qui n’assume pas ses charges communes depuis plus de trois (3) mois perd son droit de vote (art. 1094 C.c.Q.). Il peut cependant continuer d’assister aux assemblées.

OFFICIERS D’ASSEMBLÉE

Les officiers sont élus par l’assemblée des copropriétaires. Ils constituent le bureau d’assemblée. On y nomme : un président, un vice-président et un secrétaire.

La déclaration de copropriété détaillera les modalités de déroulement de l’assemblée des copropriétaires, dont les dispositions spécifiques délimitant les pouvoirs et la durée du mandat des officiers.

Ceci mentionné, voici le rôle joué généralement par chacun des officiers :

Le président : Il dirige les débats et veille au bon déroulement de l’assemblée. Il agit comme « modérateur » entre les intervenants (decorum). Il rappellera à l’ordre tout copropriétaire qui nuirait au bon déroulement de l’assemblée et peut même, si nécessaire, retreindre le droit de parole d’un perturbateur ou même l’expulser.

Le vice-président : Il agit en lieu et place du président notamment en cas d’impossibilité pour celui-ci d’agir, lorsqu’il veut s’exprimer, voter ou s’il est en conflit d’intérêt dans la décision à prendre.

Le secrétaire : Il rédige les procès-verbaux de l’assemblée. Il fera signer le procès-verbal par le président de l’assemblée à la fin de celle-ci.

Pour les copropriétés comportant un nombre important de copropriétaires, un scrutateur des votes de l’assemblée peut s’avérer nécessaire pour les opérations entourant les votes.

POUVOIRS

Voici ci-après les articles les plus utiles de connaître en regard des décisions prises en assemblée :

L’article 1096 C.c.Q. qui est d’application générale énonce que :

« Les décisions du syndicat sont prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée, y compris celles visant à corriger une erreur matérielle dans la déclaration de copropriété. »

Aux termes de cet article, par un vote d’une majorité de copropriétaires, l’assemblée :

– élit généralement le conseil d’administration;

– est consultée sur les budgets (annuel ou spécial) et fait part de son opinion (art. 1072 C.c.Q.);

– destitue et remplace un administrateur pour faute ou qui néglige de payer ses frais de condo (art. 1086 C.c.Q.);

– corrige les erreurs matérielles dans déclaration de copropriété;

L’article 1097 C.c.Q. stipule que:

« Sont prises à la majorité des copropriétaires, représentant les 3/4 des voix de tous les copropriétaires, les décisions qui concernent:

1° Les actes d’acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;

2° Les travaux de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes, ainsi que la répartition du coût de ces travaux;

3° La construction de bâtiments pour créer de nouvelles fractions;

4° La modification de l’acte constitutif de copropriété ou de l’état descriptif des fractions. »

Aux termes de l’article 1098 C.c.Q. il y est prévu ceci :

« Sont prises à la majorité des 3/4 des copropriétaires, représentant 90% des voix de tous les copropriétaires, les décisions:

1° Qui changent la destination de l’immeuble;

2° Qui autorisent l’aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au maintien de la destination de l’immeuble;

3° Qui modifient la déclaration de copropriété pour permettre la détention d’une fraction par plusieurs personnes ayant un droit de jouissance périodique et successif. »

L’article 1099 C.c.Q. énonce :

« Lorsque le nombre de voix dont dispose un copropriétaire ou un promoteur est réduit, en application de la présente section, le total des voix des copropriétaires est réduit d’autant pour le vote des décisions exigeant la majorité en nombre et en voix. »

L’article 1101 C.c.Q. précise :

« Est réputée non écrite toute stipulation de la déclaration de copropriété qui modifie le nombre de voix requis pour prendre une décision prévue par le présent chapitre. »

L’article 1102 C.c.Q. stipule ceci :

« Est sans effet toute décision du syndicat qui, à l’encontre de la déclaration de copropriété, impose au copropriétaire une modification à la valeur relative de sa fraction, à la destination de sa partie privative ou à l’usage qu’il peut en faire. »

L’article 335 C.c.Q. prévoit ceci :

« Le conseil d’administration (…) adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l’assemblée qui suit. »

L’assemblée des copropriétaires a le pouvoir exclusif et absolu de modifier la déclaration de copropriété dans les limites prescrites par la loi.

POUVOIRS GENERAUX DES COPROPRIETAIRES :

Aux termes de la loi, les copropriétaires :

– donnent leur avis sur les budgets qui seront fixés par le conseil d’administration (article 1072 C.c.Q.);

– approuvent la répartition des coûts des travaux de transformation, amélioration ou agrandissement et la construction, l’acquisition ou l’aliénation immobilière ou la construction de nouveaux bâtiments (article.1097 C.c.Q.);

– élisent généralement les administrateurs lors de l’assemblée annuelle des copropriétaires;

– ratifient les règlements de gestion adoptés par administrateurs (article.335 C.c.Q.);

– peuvent requérir la convocation d’une assemblée annuelle ou extrajudiciaire en remplissant certaines conditions (10% des copropriétaires) (article 352 C.c.Q);

– peuvent ajouter des questions à l’ordre du jour [5] et peuvent soulever toute question d’intérêt pour la personne morale ou ses membres ne nécessitant pas de décision de l’assemblée.[6]

La déclaration de copropriété peut ajouter ou préciser certaines de ces dispositions à condition de préserver et ne pas restreindre les droits des copropriétaires (art. 334 C.c.Q.).

En regard des décisions prises lors de l’assemblée, l’article 1103 C.c.Q. stipule en effet que :

« Tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.

L’action doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 60 jours de l’assemblée.

Le tribunal peut, si l’action est futile ou vexatoire, condamner le demandeur à des dommages-intérêts. »

[Les caractères gras et soulignés sont nôtres]

Enfin, l’article 1056 C.c.Q. prévoit que :

« La déclaration de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires, sauf celles qui sont justifiées par la destination de l’immeuble, ses caractères ou sa situation. »

[Les caractères gras et soulignés sont nôtres]

* * * * *

Nous espérons que ce sommaire des distinctions existant entre le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires sera utile au lecteur afin de comprendre le fonctionnement d’un syndicat de copropriété au Québec.

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.


[1] Voir : www.registreentreprises.gouv.qc.ca

[2] Voir également article 1087 C.c.Q.

[3] Voir aussi articles 1339 à 1341 C.c.Q.

[4] Article 1090 C.c.Q. : « Chaque copropriétaire dispose, à l’assemblée, d’un nombre de voix proportionnel à la valeur relative de sa fraction. Les indivisaires d’une fraction exercent leurs droits dans la proportion de leur quote-part indivise »

[5] Article 1088 C.c.Q. : « Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l’avis de convocation, faire inscrire toute question à l’ordre du jour.

Avant la tenue de l’assemblée, le conseil d’administration avise par écrit les copropriétaires des questions nouvellement inscrites »

[6] Article 348 C.c.Q. : « L’assemblée des membres ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n’y consentent. Cependant, lors de l’assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d’intérêt pour la personne morale ou ses membres. »

Last Updated on Saturday, 16 August 2014 17:27

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