| Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A. |
| Mercredi, 12 Mai 2010 10:46 |
LE REGISTRE DU SYNDICAT DE COPROPRIÉTÉ
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Depuis 1994, une des principales obligations d’un syndicat de copropriété, aux termes du Code civil du Québec, est de tenir à jour un registre et d’en assurer l’accessibilité aux copropriétaires.
L’article 342 du Code civil du Québec se lit comme suit :
« Le conseil d’administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.
Ces documents sont la propriété de la personne morale et les membres y ont accès. »
[Les caractères gras et soulignés sont nôtres]
Il est laissé à la discrétion du conseil d’administration de choisir qui tiendra le Registre. Celui-ci peut être tenu par le gérant d’immeuble (i.e. le gestionnaire de copropriété), par exemple. Aux termes de l’article 343 du Code civil du Québec, il est stipulé :
« Le conseil d’administration peut désigner une personne pour tenir les livres et registres de la personne morale. (…) »
Le Registre de copropriété sera conservé au bureau du syndicat, dans l’appartement d’un membre du conseil d’administration ou de la personne qui en est responsable (gestionnaire, comptable, tiers).
Un coup d’œil au Registre de copropriété démontrera de quelle qualité est la gestion de l’immeuble. Un système de classement ordonné et rigoureux est donc de mise et assurera aussi un accès efficace.
CONTENU DU REGISTRE
L’article 1070 du Code civil du Québec énonce ceci :
« Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers.
Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels il est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti, le cas échéant, et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. »
[les caractères gras sont nôtres]
Voyons maintenant en détails ce que doit comporter votre Registre, en reprenant point par point les termes de cet article 1070 du Code civil du Québec :
« Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires… »
La personne mandatée par le syndicat pour conserver et tenir le Registre recevra les demandes de consultation.
« Cette personne peut délivrer des copies des documents dont elle est dépositaire; jusqu’à preuve du contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu’il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l’autorité de son auteur. »
-Article 343 du Code civil du Québec.
[Les soulignés sont nôtres]
Les copropriétaires pourront consulter le Registre, sur demande. Il faudra cependant le faire en respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels.
De plus, la consultation du Registre devrait être règlementée, définie dans une procédure au règlement d’immeuble, afin de régir les interventions, soit en établissement des frais d’administration, un horaire de consultation, des règles quant à l’obtention de documents et frais reliés à la délivrance de telles copies.
« (…) un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire…»
Attention lors de la transcription à l’orthographe des noms, au nombre de copropriétaires de l’unité ainsi qu’à l’exactitude de l’information quant au pourcentage d’indivision entre les copropriétaires d’une même unité (valeur relative/quote-part entre eux).
Peuvent y figurer également les numéros de stationnement, de cadastres et leur quote-part. Certaines déclarations de copropriété stipulent même que les informations sur les créanciers hypothécaires sont requises.
« (…) les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration… »
Cet élément inclut les procès-verbaux de chaque assemblée, y compris tout document ayant été transmis aux copropriétaires avec les avis de convocation, et les feuilles des présences. Les procès-verbaux sur support informatique ou retranscrits en format traitement de texte (Word, Excel, etc.) doivent être disponibles rapidement (copie des notes du secrétaire de l’assemblée doit par ailleurs être disponible immédiatement dès la fin de l’assemblée) afin d’informer les copropriétaires des décisions qui ont été prises et respecter les soixante (60) jours de délai pour un copropriétaire d’en appeler à la Cour d’une décision[1].
Les procès-verbaux du conseil d’administration doivent aussi être conservés au Registre de la copropriété.
« (…) ainsi que les états financiers… »
Les états financiers et informations relatives au fonds de prévoyance doivent être consciencieusement classés au Registre du Syndicat.
Aux termes de l’article 1087 du Code civil du Québec, les états financiers sont :
« (…) en plus du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget prévisionnel, (…) », soit les mêmes documents transmis aux copropriétaires lors de convocation d’assemblée.
Exception : les « livres de comptabilité » :
Tout comme un actionnaire d’une société n’a pas accès à de telles informations de la société dont il est actionnaire, les livres de comptabilité ne devraient pas être considérés comme des documents « publics ». Ceux-ci sont les documents de travail ou « outils de gestion pour le conseil d’administration ».[2]
« (…) Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété… »
Le Registre doit comporter une copie de la déclaration de copropriété ainsi que des amendements qui y sont ultérieurement apportés.
La déclaration de copropriété au Registre doit inclure tant les nouveaux règlements en vigueur (déposés au Registre, pour avoir force de loi) que les modifications à l’acte constitutif de copropriété et à l’état descriptif des fractions (publication au Registre foncier du Québec obligatoire, pour avoir force de loi)[3].
« (…) les copies de contrats auxquels il est partie… »
Ceux-ci incluent les contrats d’assurances, contrats de services et contrats de travail.
« une copie du plan cadastral »
Une copie du plan cadastral (plan légal de l’immeuble) de même qu’un certificat de localisation de l’immeuble (« photo » dans le temps des servitudes, empiètements et des modifications existantes dans les faits avec le plan cadastral) devraient faire partie du Registre de la copropriété. Il n’est cependant pas du ressort du Syndicat de voir à fournir un certificat de localisation pour les parties privatives. Il incombe en effet aux copropriétaires de se procurer et fournir lors de la revente de leur condo une copie dudit certificat de localisation eux-mêmes.
« (…) les plans et devis de l’immeuble bâti… »
Le Registre devrait compiler et colliger tous les travaux et améliorations (étayant le nom de l’entrepreneur, date et coûts apportés) tant aux parties communes qu’aux parties privatives (pour fins d’assurance surtout[4]).
Il se peut qu’une copropriété âgée n’ait pas à sa disposition de plans et devis d’origine de l’immeuble. Or, en cas de perte importante causée par le feu, par exemple, il sera alors difficile d’établir la réclamation aux assurances. Pour palier à ce manque, il serait souhaitable que le syndicat, à l’aide de photographies et de croquis, élabore un album y détaillant les caractéristiques et l’état de l’immeuble. Celui-ci pourrait être produit sous forme CD ou autre et devra être conservé dans un autre endroit que dans ledit immeuble dont il est question.
« (…) et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. »
Nous devrions également retrouver au Registre de copropriété les documents suivants, savoir :
- Carnet d’entretien de l’immeuble (servant à planifier les travaux et estimer les coûts d’entretien, de réparations mineures et coûts de remplacement des parties communes)[5].
- Expertises techniques
- « tout contrat proposé et de tous travaux projetés » (art. 1087 C.c.Q.)
- Certification d’entretien (historique d’entretien) du système d’alarme, d’incendie, d’ascenseur, etc.
- Certification d’évaluation (valeur à neuf de l’immeuble) tel que stipulé aux termes de l’article 1073 du Code civil du Québec :
« Le syndicat a un intérêt assurable dans tout l’immeuble, y compris les parties privatives. Il doit souscrire des assurances contre les risques usuels, tels le vol et l’incendie, couvrant la totalité de l’immeuble, à l’exclusion des améliorations apportées par un copropriétaire à sa partie. Le montant de l’assurance souscrite correspond à la valeur à neuf de l’immeuble.(…) »
[les soulignés sont nôtres]
- Procédures dont le Syndicat est partie et avis écrits aux copropriétaires (art. 812.1 de C.p.c.)
- Règlements de gestion du conseil d’administration (adoptés mais non-consignés à la déclaration de copropriété ou au règlement d’immeuble)[6]
- Note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés (art. 1087 C.c.Q.)
- Budgets préparés pour la réalisation des travaux
CE QUI DOIT RESTER CONFIDENTIEL
Le syndicat se doit de faire preuve de prudence quant aux informations qu’il rend accessible aux copropriétaires.
En effet, aux termes de l’article 37 du Code civil du Québec, il y est stipulé que :
« Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation. »
[les soulignés sont nôtres]
Ainsi, certaines informations se doivent d’être gardées confidentielles telles celles pouvant porter atteinte à un copropriétaire ou au syndicat lui-même à cause d’un différend, litige ou autre [avocat (échanges, documents, factures, etc.), documents internes du conseil d’administration quant à certains problèmes ou agissements d’un copropriétaire ou informations personnelles sur les copropriétaires protégées par exemple par la Charte des droits et libertés de la personne (race, couleur, orientation sexuelle, état civil, âge, religion, conviction politique, origine ethnique, condition sociale, handicap, etc.)]
Il faut donc être sélectif dans les informations considérées « accessibles aux copropriétaires », tant dans leur divulgation que lors de la rédaction de quelconque document.
L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.
[1] Art. 1103 C.c.Q. : « Tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.
L’action doit, sous peine d’échéance, être intentée dans les soixante jours de l’assemblée.
Le tribunal peut, si l’action est futile ou vexatoire, condamner le demandeur à des dommages-intérêts. »
[2] Voir Fortier c. Syndicat des copropriétaires condominium Les Châtelets (EYB 2008-134747).
[3] Art. 1060 C.c.Q. : « La déclaration, ainsi que les modifications apportées à l’acte constitutif de copropriété et à l’état descriptif des fractions, sont présentées au bureau de la publicité des droits. La déclaration est inscrite au registre foncier, sous les numéros d’immatriculation des parties communes et des parties privatives ; les modifications ne sont inscrites que sous le numéro d’immatriculation des parties communes, à moins qu’elles ne touchent directement une partie privative. Quant aux modifications apportées au règlement de l’immeuble, il suffit qu’elles soient déposées auprès du syndicat.
Le cas échéant, l’emphytéote ou le superficiaire doit donner avis de l’inscription au propriétaire de l’immeuble faisant l’objet d’une emphytéose ou sur lequel a été créée une propriété superficiaire. »
[4] Art. 1073 C.c.Q. : « Le syndicat a un intérêt assurable dans tout l’immeuble, y compris les parties privatives. Il doit souscrire des assurances contre les risques usuels, tels le vol et l’incendie, couvrant la totalité de l’immeuble, à l’exclusion des améliorations apportées par un copropriétaire à sa partie. Le montant de l’assurance souscrite correspond à la valeur à neuf de l’immeuble. Il doit aussi souscrire une assurance couvrant sa responsabilité envers les tiers. »
[5] Art. 1071 C.c.Q. : « Le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance, liquide et disponible à court terme, affecté uniquement à ces réparations et remplacements. Ce fonds est la propriété du syndicat. »
[6] Art. 335 alinéa 2 C.c.Q. : « Il (le conseil d’administration) adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l’assemblée qui suit. »
Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:35
