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Médiation et Arbitrage : des forums d’avenir en copropriété ?

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Médiation et Arbitrage : des forums d’avenir en copropriété ?

Le Code de procédure civile (ci-après le « C.p.c. ») est entré en vigueur le 1er janvier 2016 après avoir été préalablement adopté en 2014 et ce, pour donner suite à une série de recommandations du monde juridique et de la volonté du législateur de faire peau neuve en matière de procédure civile. Parmi les différents changements insérés dans le nouveau Code, les modes privés de règlements des différends (ci-après les « PRD ») sont, sans contredit, un ajout important.

Parmi ces PRD, on retrouve, notamment, la médiation et l’arbitrage. Ces deux PRD sont devenus de plus en plus populaires, toutefois, il est encore difficile de bien comprendre les différences entre les deux et cet article se veut une initiation à ces deux PRD bien particuliers.

Le présent article traitera des différences principales entre la médiation et l’arbitrage dans le contexte d’une copropriété divise et traitera également du rôle des avocats (ou des notaires) pour chacun des PRD précités.

CLAUSE DE MÉDIATION ET CLAUSE D’ARBITRAGE

Tout d’abord, il faut mentionner que les PRD sont des outils à la disposition de toute partie qui désire éviter une judiciarisation d’un litige né ou éventuel. Dans tous les cas, les PRD sont des outils dits consensuels, c’est-à-dire que toutes les parties doivent, soit les avoir prévus contractuellement ou soit avoir donner leur accord à y participer, car, les PRD ne peuvent pas proprio motu être imposés.

La médiation et l’arbitrage sont des PRD qui peuvent être stipulés conventionnellement dans l’acte constitutif d’une déclaration de copropriété. Cette obligation existe sous la forme d’une clause de médiation ou d’arbitrage (dite aussi « compromissoire »). Généralement, et si cette clause existe dans la déclaration de copropriété, toutes les personnes parties à celle-ci, soit le syndicat de copropriété, les copropriétaires et les membres du conseil d’administration du syndicat de copropriété y sont soumises.

La clause peut prévoir ou non certaines exceptions et n’encadrer que des situations litigieuses ou interprétatives bien spécifiques. S’il n’y a pas d’exception et que la clause s’applique à toutes les parties et pour toutes les situations de la vie de la copropriété, elle sera qualifiée de clause compromissoire parfaite. Prévoir semblable clause de médiation ou d’arbitrage oblige, en ce cas, les parties à y recourir avant d’entreprendre un recours ou entièrement en lieu et place d’un recours judiciaire. Au contraire, elle serait alors qualifiée de clause imparfaite.

Certaines exceptions sont généralement prévues à la clause dans les déclarations de copropriété afin de limiter l’étendue des clauses d’arbitrage. Souvent, elle prévoira que tous litiges ayant une valeur de moins de 15 000$ ne pourront pas faire l’objet d’arbitrage, en préservant la compétence dévolue à la Cour du Québec – division des petites créances. Cette clause peut cependant prévoir que même dans un tel cas, les parties devront se soumettre à une médiation préalable. Une déclaration de copropriété peut également prévoir que les parties doivent se soumettre en premier lieu à une médiation et par la suite, en cas d’échec de celle-ci, à l’arbitrage, et donc, à l’exclusion des tribunaux. Généralement, ces recours sont plus rapides qu’un recours judiciaire et peuvent également contribuer à prévenir l’enveniment d’une situation ou la naissance d’autres incidents.

D’autres exceptions légales existent, notamment pour les causes en deçà de 85 000$ impliquant un locataire, car elles sont de la compétence exclusive du Tribunal Administratif du Logement.

Mis à part les situations qui précèdent, le syndicat de copropriété pourrait également prévoir de telles clauses dans ses contrats avec des entrepreneurs. Ainsi, les parties pourraient convenir d’éviter ou retarder le dépôt d’un avis d’hypothèque légale de la construction si un litige survenait entre cet entrepreneur et le syndicat de copropriété.

LA MÉDIATION

Définitions, formalités, modalités et processus

D’entrée de jeu, précisons que la médiation est un PRD qui implique nécessairement un tiers au différend (c.-à-d.. : le médiateur), et ce, contrairement à la négociation qui elle, n’implique que les parties elles-mêmes et leurs avocats.

Comme vu, la médiation peut être prévue à la déclaration de copropriété, mais les parties peuvent également convenir de s’y soumettre durant le processus judiciaire, auquel cas, elle prend le nom de « conférence de règlement à l’amiable (ci-après « CRA ») ». Une CRA est présidée par un juge nommé à cette occasion par le juge en chef.

Avant de commencer une médiation, le médiateur et les parties signeront généralement une convention de médiation et une entente de confidentialité. Ces documents permettent aux parties de réaffirmer leur volonté d’en arriver à une entente et sont souvent qualifiés de « contrats moraux ».

La CRA ou la médiation déférée par le tribunal n’occasionne pas de frais ou de dépens de justice. Elle suspend aussi parfois l’instance. Lors d’un recours porté devant la Cour du Québec – Division des petites créances, l’instance n’est, au contraire, jamais suspendue. De même, sauf demande à la Cour, si les parties s’y soumettent elles-mêmes, l’instance ne sera pas suspendue.

La médiation privée reprend les mêmes principes que la CRA. Toutefois, elle occasionne des frais et des honoraires, car les parties retiennent elles-mêmes leur médiateur. En revanche, le médiateur est souvent un avocat ou notaire spécialisé dans le domaine. Il a donc une connaissance approfondie très utile. Cela aide à gérer tant l’aspect juridique de la situation des parties qu’à établir des pistes de solutions correctes et justes en droit.

Lors d’une médiation, le juge, ou le médiateur, a pour mission d’aider les parties à rétablir une communication empathique et respectueuse, mais aussi, et surtout à cerner leurs besoins dans l’objectif d’explorer les possibles solutions pour en arriver à une entente mutuelle qui serait raisonnablement acceptable.

Lorsqu’une entente survient, le juge peut homologuer l’entente afin de lui donner un caractère obligatoire. Devant le médiateur, si une transaction intervient aux termes de l’entente, elle pourra être homologuée à la demande d’une des parties.

La médiation en copropriété

La médiation en copropriété peut porter sur des différends interprétatifs concernant la déclaration de copropriété ou encore sur un litige impliquant, par exemple :

  • Des copropriétaires entre eux;
  • Un copropriétaire et un membre du conseil d’administration;
  • Des administrateurs du conseil entre eux;
  • Le syndicat de copropriété et un copropriétaire ou encore;
  • Le syndicat de copropriété et un des administrateurs.

Le cas de soumettre un différend entre un syndicat de copropriété et un locataire soulève un questionnement, car il implique que le locataire devrait préalablement se plier aux exigences de la clause de médiation, alors qu’il existe une compétence obligatoire conférée au Tribunal Administratif du Logement.

En exemple, nous pouvons citer l’inexécution d’une obligation ou le non-respect de la déclaration de copropriété par le locataire. En parallèle, une cause impliquant uniquement le copropriétaire et son locataire est du ressort du Tribunal Administratif du Logement, dès que cela concerne le logement loué. Si la formulation d’une clause de médiation préalable et obligatoire relative à un différend entre un syndicat, un copropriétaire locateur et un locataire est raisonnable, donc non abusive, nous sommes d’avis qu’elle devrait trouver application, car, contrairement à l’arbitrage, la médiation n’est pas considérée comme un processus quasi judiciaire.

Rôle du médiateur

Le médiateur ne saurait imposer une solution ou encore favoriser une partie au détriment d’une autre. Le processus est confidentiel. Un tribunal ne pourrait pas obliger une partie ou encore le médiateur à divulguer des éléments qui ont été divulgués ou fait l’objet de discussion dans le cadre de la médiation. Les parties sont également tenues elles-mêmes à la confidentialité des éléments qu’elles n’ont pas introduits, mais elles pourraient produire, advenant que le différend soit judiciarisé, ceux qu’elles auraient elles-mêmes communiqués durant la médiation.

Bien que la mission soit d’amener les parties à une entente, le médiateur peut, de son propre chef mettre fin à la médiation. Il peut le faire, entre autres, lorsque celle-ci est manifestement vouée à l’échec ou que les parties le demandent.

Si une transaction intervient aux termes de l’entente entre les parties, soit qu’elle prévienne une contestation à naître, termine un différend ou règle les difficultés liées à l’exécution d’un jugement entre les parties, le médiateur s’assure que celle-ci reflète bien la volonté des parties. Il peut, en certains cas, rédiger l’entente. Entre les parties, cette transaction aura l’autorité de la chose jugée. Une partie peut faire homologuer la transaction pour lui donner un caractère obligatoire et contraignant.

L’avocat ou le notaire en copropriété

Le praticien peut tenir plusieurs rôles lors d’une médiation. Il peut : 1) être le médiateur lui-même, 2) il peut être le conseiller de l’une des parties (client) ou 3) il peut aussi être totalement exclu par les parties si elles le désirent.

  1. Le praticien médiateur

L’avocat ou le notaire, lorsqu’il est nommé médiateur, agit comme intermédiaire entre les parties. Il est un tiers à la cause. Il doit être impartial.

Il est souvent accrédité par une association professionnelle (Chambre des notaires et Barreau du Québec) ou une association reconnue comme l’Institut de Médiation et D’Arbitrage du Québec ou par un service privé tel que Médiation et arbitrage en copropriété Inc.

Usuellement, il travaille avec les parties en cinq temps. Dans un premier temps, il établit des canaux de communication entre les parties afin de favoriser le dialogue entre elles. Dans un deuxième temps, il identifie les besoins et intérêts communs. Dans un troisième temps, il analyse avec les parties les options présentées en fonction des besoins. Dans un quatrième temps, il accompagne les parties dans le choix d’une option envisageable pour celles-ci. Dans un dernier temps, il formalise l’entente, le cas échéant.

  1. Le praticien conseiller d’une partie

Lors de la médiation, ce sont les parties qui sont les vedettes et non l’avocat ou le notaire mandaté à cet effet.

Le praticien conseiller, assiste et prodigue des conseils à la partie qui l’a mandaté. Il aura un rôle limité, de soutien, car les avocats ou les notaires en médiation ne sont pas là pour plaider. Ce sont les parties elles-mêmes qui discutent et gouvernent le récit. Évidemment, le praticien, lors d’une médiation, peut conseiller son client sur les aspects légaux de la situation juridique dans laquelle se retrouvent les parties. Il participe à la rédaction de l’entente et porte assistance, au besoin, au médiateur.

Les parties doivent, de même, garder à l’esprit que ce processus ne vise pas à permettre la plaidoirie, à plaider son dossier ou son point de vue en droit. Les parties et leurs conseillers doivent avoir un esprit ouvert. Il est donc déconseillé d’arriver avec un plan prédéfini sine qua non quant à leurs propres demandes ou concessions qu’ils seraient prêts à donner.

  1. L’exclusion des praticiens du processus

Dans certaines situations, le médiateur peut proposer aux parties d’exclure leurs conseillers des discussions, et ce, afin de favoriser un échange plus informel et plus ouvert entre elles. Cependant, le médiateur ne peut en aucun cas forcer les parties à les exclure. Cette proposition peut permettre d’éliminer les obstacles au dialogue et peut favoriser une atmosphère plus informelle et propice au règlement.

En effet, les conseillers juridiques ne sont pas parfaits et peuvent parfois être entre eux une source de discorde.

L’ARBITRAGE

Définitions, formalités, modalités et processus

Le recours à l’arbitrage, en lieu et place d’un recours judiciaire, comporte plusieurs avantages, notamment, le délai beaucoup plus court de l’arbitrage pour obtenir une décision (sentence arbitrale).

En outre, l’arbitre a la compétence de traiter, si cela est prévu ou si les parties le demandent, les questions concernant la légalité d’une décision ou de l’opportunité de celle-ci ou encore des questions concernant des aspects non juridiques, et ce, pour ces dernières questions, contrairement à un tribunal (sauf pour la légalité).

Cet arbitre sera chargé de trancher le litige suivant les préceptes et la procédure prévus à la convention écrite d’arbitrage qui est complétée ou soumis, le cas échéant, au C.p.c..

Les frais d’arbitrage sont, sauf disposition contraire de la déclaration de copropriété ou décision de l’arbitre, assumés également par les parties.

Le processus d’arbitrage débute aussitôt qu’un avis est envoyé par une des parties à l’autre, précisant l’objet du différend.

Nomination de l’arbitre

Sous l’ancien Code de procédure civile, la norme était de nommer trois arbitres pour entendre une cause. De nos jours, et sous l’égide du nouveau C.p.c., la règle est de nommer un seul arbitre et, si la cause et les circonstances particulières de celle-ci le justifient, l’exception étant de nommer trois arbitres. Les parties qui seraient soumises à une déclaration de copropriété antérieure à l’adoption du nouveau C.p.c. prévoyant la nomination de trois arbitres peuvent, d’un commun accord, réduire ce nombre à un seul arbitre.

La clause d’arbitrage comprise dans une déclaration de copropriété peut prévoir les aspects concernant le paiement des honoraires de l’arbitre ou le délai octroyé à ce dernier pour rendre une décision. La clause d’arbitrage prévoira généralement le mode de nomination ainsi que les qualités requises afin d’être nommé, souvent celle d’être expérimenté dans le domaine du droit de la copropriété.

Lorsqu’il survient des difficultés dans le choix d’un arbitre, le tribunal peut intervenir pour en nommer un. Il semble que cette faculté de nomination ne soit pas exclusivement dévolue à la Cour supérieure.

En effet, bien que la nomination d’une personne comme arbitre soit une procédure de nature injonctive et qu’elle devrait normalement relever de la compétence exclusive de la Cour supérieure, la Cour du Québec aurait désormais compétence pour toutes les « demandes relatives à l’arbitrage » tombant sous sa compétence. À ce sujet, l’article 625 du C.p.c. ne semble pas faire de distinction entre la Cour du Québec et la Cour Supérieure lorsqu’il mentionne que le « tribunal » peut nommer un arbitre pour les parties.

Sentence arbitrale et mesures provisionnelles

La sentence arbitrale, c’est-à-dire la décision rendue au terme du processus d’arbitrage, a un caractère final et contraignant pour les parties (exécutoire).

La jurisprudence est venue préciser l’étendue du pouvoir « injonctif » des arbitres dans un contexte de copropriété divise. Les tribunaux québécois ont jugé que les arbitres ont tous les pouvoirs nécessaires pour ordonner l’exécution en nature d’obligations qui seraient comprises dans une déclaration de copropriété. Les tribunaux mentionnent qu’il faut faire une distinction entre le pouvoir d’ordonner l’exécution en nature, qui peut être dévolu aux arbitres et à la Cour supérieure, et le pouvoir d’injonction pure appartenant en exclusivité à la Cour supérieure.

Les décisions de l’arbitre peuvent être interlocutoires (provisoire, provisionnelle ou de sauvegarde), c’est-à-dire qu’elles tranchent certaines questions soulevées durant l’arbitrage et qui ont ou non un caractère d’urgence ou de préséance. La Cour supérieure détient tout de même une compétence inhérente pour toute demande d’injonction pure, et ce, malgré la présence ou non d’une clause compromissoire parfaite.

De plus, une partie pourrait tout de même s’adresser à la Cour supérieure dans un cas où l’arbitre n’aurait pas encore été nommé alors qu’il est urgent d’obtenir une injonction provisoire ou si cet arbitre n’est pas compétent pour trancher de cette injonction. Un exemple serait d’ordonner à une partie de faire ou de ne pas faire quelque chose qui ne serait pas prévu ou sortant du cadre des obligations contractuelles prévues dans la déclaration de copropriété.

Enfin, bien que la sentence arbitrale ne soit pas susceptible d’appel, elle est soumise au pouvoir de contrôle et de surveillance de la Cour supérieure.

Rôle de l’avocat ou du notaire

Tout comme lors d’une médiation, le praticien peut occuper des rôles différents.

  • Le praticien arbitre

Le praticien peut être désigné comme arbitre. Celui-ci peut être, au même titre qu’un médiateur, accrédité par son association professionnelle ou encore désigné par le tribunal ou accrédité par une association reconnue comme l’Institut de médiation et d’arbitrage du Québec ou Médiation et arbitrage en copropriété inc..

Il doit agir avec impartialité et diligence tout au long du processus et veiller à respecter la procédure établie et les principes directeurs de la procédure civile, notamment la proportionnalité et la contradiction.

L’arbitre, contrairement au médiateur, a un rôle actif. Il fait office de décideur, au même titre qu’un juge d’un tribunal. Il partage, contrairement à un médiateur, d’un processus quasi judiciaire. L’arbitre rend des décisions qui contraignent les parties.

À cet effet, l’arbitre jouit d’une immunité pour les poursuites visant ses actes et ses omissions dans le cadre de ses fonctions. Par conséquent, une partie à l’arbitrage ne saurait contester les honoraires d’un avocat agissant comme arbitre devant le Service de conciliation du Barreau du Québec.

  • Le praticien conseiller : l’avocat

Lors d’un arbitrage, l’avocat occupe le même rôle de conseiller et de représentant qu’il occuperait devant un tribunal. Il veille à la protection des intérêts de la partie qu’il représente en préparant le dossier, les procédures, les pièces, la preuve et, devant l’arbitre, à plaider la cause de son client, soulever les objections appropriées, interroger les témoins et plaider la jurisprudence pertinente au soutien de la cause de son client.

  • L’arbitrage sans avocats

Les parties peuvent décider, tout comme dans un processus judiciaire, de ne pas être représentées par un avocat lors d’un arbitrage. Il est tout de même recommandé d’obtenir des conseils avant et durant le processus, d’autant que la sentence arbitrale est finale et sans appel, donc exécutoire.

De plus, il y a certaines exceptions. La loi exige que les personnes morales, comme un syndicat de copropriété, soient représentées par un avocat lors d’une procédure contentieuse et même non contentieuse.

CONCLUSION

Sous l’égide de la médiation, les parties sont amenées à prendre connaissance des besoins de l’autre partie et ceux qu’elles ont en commun et en arriver à une entente mutuelle.

L’arbitrage, quant à lui, peut permettre aux parties de réduire les frais engrangés dans un litige né ou éventuel et, au surplus, d’en diminuer la durée et parfois même l’étendue en prévenant l’éclosion d’autres problématiques pouvant naître durant l’attente de règlement. Il ne faut pas négliger également que l’arbitrage ou la médiation peut générer beaucoup moins de stress qu’une cause portée devant un tribunal.

En somme, le législateur a mis beaucoup d’emphase depuis la refonte du C.p.c. sur les PRD et l’obligation de les considérer avant d’entreprendre tout recourt judiciaire.

Dans le monde juridique, c’est connu que le pire des règlements vaille mieux que le meilleur des jugements. Il est intéressant également de savoir que la médiation connaît un taux de succès élevé qui serait évalué, pour la médiation judiciaire (CRA), à plus de 85%, et ce, en plus d’épargner plusieurs jours de procès.

Les syndicats de copropriété ou les copropriétaires dont les déclarations de copropriété ne contiennent pas une clause de médiation et d’arbitrage peuvent requérir l’inclusion d’une telle clause pour l’avenir.

Les tribunaux au Québec sont réputés pour être engorgés et ces méthodes de règlements représentent une belle alternative pour les copropriétaires et les conseils d’administration des syndicats de copropriété aux tribunaux judiciaires. En ce sens, les déclarations de copropriété contiennent de plus en plus de ce genre de clauses et il est important pour les copropriétaires et les administrateurs de comprendre les différences entre ces deux modes de règlements.

Nous vous invitons à consulter votre avocat ou votre notaire favori afin d’en savoir davantage sur ces PRD et sur les modalités pour modifier votre déclaration de copropriété pour les y inclure.

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