| Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A. |
| Mercredi, 22 Juin 2011 15:13 |
L’IMPORTANCE DE VOTRE PROCURATION EN ASSEMBLÉE
Nous contacter: s.fiset@fisetlegal.com
Nous avons déjà soulevé le fait que les copropriétés en général accusent une faible participation à leurs assemblées.[1]
Votre horaire est surchargé ou serez-vous peut-être à l’extérieur de la ville au moment de la prochaine assemblée. Vous pouvez avoir une bonne raison de ne pas être présent à l’assemblée. Mais avez-vous donné votre procuration ?
Certains attendent qu’une convocation comporte un « point chaud » à l’ordre du jour pour se décider d’assister à l’assemblée ou se faire représenter.
Vous croyez qu’en général votre absence passe sous silence ? C’est plutôt votre voix qui demeure muette comme celle de bien d’autres de vos voisins et qui peut faire en sorte que des décisions, très importantes parfois, ne seront pas prises faute d’un nombre suffisant de votes ou encore que des assemblées soient ajournées inutilement et avec frais faute de quorum. Une saine gestion demande la participation de tous en copropriété.
Il est primordial que les copropriétaires cessent de « se laisser tirer » par les autres, entrent dans les « rangs » et participent. Assister aux assemblées ou se faire représenter est essentiel pour le bon fonctionnement des assemblées délibérantes en copropriété.
À qui donner sa procuration ?
Fait important, votre mandataire ne doit pas nécessairement être un autre copropriétaire de la copropriété. Il peut être un ami, un parent. Il faut que ce soit avant tout quelqu’un en qui vous avez confiance car, en définitive, c’est lui qui s’exprimera en votre nom et qualité.[2]
Généralement, un formulaire de procuration est joint à l’Avis de convocation. Cependant, comme rien n’oblige le conseil d’administration à y en inclure un, il peut être nécessaire que vous en rédigiez un vous-même. Norme incontournable, votre procuration doit être donnée de façon écrite.
L’article 350 du Code civil du Québec édicte en effet que :
« Un membre peut se faire représenter à une assemblée s’il donne un mandat écrit à cet effet. »
Toute procuration se doit de comporter votre identité (en tant que « mandant ») ainsi que celle de la personne que vous mandatez (le « mandataire »). Vous y exposerez également les fins pour lesquelles cette personne est mandatée en votre nom, les limites de son pouvoir, s’il y en a, et préciserez pour quelle assemblée la procuration est donnée. Finalement, celle-ci devra être signée et datée.
Vous trouverez ci-après un modèle de procuration que nous vous suggérons et que vous pourriez adapter à votre situation.
Délai de transmission
La loi n’impose pas de délai pour remettre votre procuration.[3] Même s’il peut être prévu aux termes de votre déclaration un délai de 48 heures par exemple, nous sommes d’opinion que votre procuration ne peut être refusée si celle-ci est transmise avant l’assemblée. Il est cependant préférable de se conformer autant que possible à une telle stipulation, afin d’éviter tout contentieux inutile.
Restrictions quant au nombre de procuration ?
Vous venez d’apprendre que la personne que vous aviez l’intention de désigner comme mandataire sera déjà présente à l’assemblée, représentant un autre copropriétaire ? Aucun problème. Aucune clause à une déclaration de copropriété ne peut restreindre de quelque façon le nombre de procuration qu’une personne peut détenir.[4]
Le refus par le conseil d’administration de reconnaître une procuration peut entraîner une action en justice pour annulation d’une décision prise en assemblée, conformément aux termes de l’article 1103 du Code civil du Québec :
« Tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix.
L’action doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 60 jours de l’assemblée.
Le tribunal peut, si l’action est futile ou vexatoire, condamner le demandeur à des dommages-intérêts »
[Les soulignés sont nôtres]
Les mauvais payeurs
Un copropriétaire peut être privé de son droit de vote à une assemblée.
L’article 1094 C.c.Q. prévoit que :
« Le copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n’a pas acquitté sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance, est privé de son droit de vote. »
Cependant, rien aux termes de la loi ne peut empêcher cette personne d’être présente ni plus encore de représenter un autre copropriétaire, s’il détient une procuration pour ce faire.
Révocation possible ?
Vous vous êtes déjà entendu avec votre mandataire et lui avez remis votre procuration ?
S’il advenait un changement et que vous pouviez désormais assister à votre assemblée, vous pourrez le faire. Il est possible de révoquer une procuration, ou même de changer de mandataire en remettant une nouvelle procuration à une autre personne. Il sera nécessaire cependant de fournir à la procuration une indication permettant au conseil d’administration d’identifier quelle procuration est la plus récente. Y indiquer la date de sa confection ou de sa signature est de mise.
Multiples fractions détenues par un même copropriétaire
Le copropriétaire détenant plus d’une unité dans une même copropriété ne peut selon nous requérir la présence de multiples mandants afin de répartir entre eux les droits de votes.
Multiples propriétaires d’une même fraction
Les indivisaires et conjoints propriétaires d’une même fraction partagent entre eux le nombre de voix total attaché à leur fraction. En général, lorsqu’aucune spécification à cet effet n’est prévue à leur acte d’achat, ils détiennent 50% chacun des voix total de leur fraction.
Lorsqu’un indivisaire ou l’un des conjoints ne peut se présenter à l’assemblée, il est requis que celui qui sera présent soit doté d’une procuration des autres indivisaires ou de l’autre conjoint pour la part de ses droits de votes, faisant ainsi en sorte que le nombre total de voix rattaché à cette fraction de copropriété sera computé lors du décompte du quorum et d’un vote. À défaut et sauf exception[5], les voix rattachées à sa part ne pourront être comptabilisés ni pour le quorum ni lors des votes.
* * * * *
PROCURATION
Je, copropriétaire soussigné(e), _____________________________________, domicilié(e) et résidant au ___________________________________________ à ________________, province de Québec, ___________, désigne, par la présente, ________________________________________, domicilié(e) et résidant au _______________________________________________, aux fins de me représenter, à l’assemblée l des copropriétaires du Syndicat XXX du xxx xxx 2011 et à tous les ajournements subséquents, le cas échéant, de la même manière et avec les mêmes pouvoirs et droits de vote que si j’étais présent(e) à ladite assemblée ou à tous ses ajournements, le cas échéant, et pour voter sur tous sujets figurant à l’avis de convocation et ordre du jour. Si des questions autres que celles indiquées à un avis de convocation et ordre du jour sont régulièrement soumises à l’assemblée, ______________________________ pourra se prononcer sur ces questions selon son bon jugement.
Cette procuration est valide jusqu’à sa révocation par le (la) soussigné(e).
EN FOI DE QUOI, J’AI SIGNÉ, À _________________,
CE ______________ 2011.
_______________________
Copropriétaire
Unité d’habitation située au __________ rue xxx, à xxx
L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.
[1] Voir notre texte « Le déroulement d’une assemblée des copropriétaires »
[2] Voir article 2138 C.c.Q. :
« Le mandataire est tenu d’accomplir le mandat qu’il a accepté et il doit, dans l’exécution de son mandat, agir avec prudence et diligence.
Il doit également agir avec honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt du mandant et éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui de son mandant. »
[3] Tremblay c. Syndicat des copropriétaires le Saint-Claude, EYB 2005-86539, [2005] R.D.I. 422, J.E. 2005-672, AZ-50300648 (C.S.)
[4] L’article 1056 C.c.Q. :
« La déclaration de copropriété ne peut imposer aucune restriction aux droits des copropriétaires, sauf celles qui sont justifiées par la destination de l’immeuble, ses caractères ou sa situation. »
[5] mandat présumé entre des époux mariés / voir article 398 C.c.Q. :
« Chacun des époux peut donner à l’autre mandat de le représenter dans des actes relatifs à la direction morale et matérielle de la famille.
Ce mandat est présumé lorsque l’un des époux est dans l’impossibilité de manifester sa volonté pour quelque cause que ce soit ou ne peut le faire en temps utile. »
Mise à jour le Vendredi, 15 Août 2014 16:08
