Articles 1070, 1070.1 et 1070.1.1 C.c.Q., Ce que tout copropriétaire et futur acheteur devrait savoir.
Vous êtes copropriétaire au Québec ? Le registre du syndicat n’est pas qu’un simple classeur — c’est un outil légal fondamental qui vous appartient collectivement. Il contient toutes les informations pertinentes relatives à l’administration, aux finances, à l’entretien et aux décisions prises par le syndicat.
Obligation de tenir les registres en français (art. 1070.1.1 C.c.Q.). Les registres du syndicat doivent obligatoirement être tenus en français. Cette obligation s’applique indépendamment de la langue d’usage des copropriétaires ou du syndicat.
Pour se conformer à la loi, le syndicat doit tenir un minimum de dossiers administratifs afin d’être en mesure de démontrer la qualité de sa gestion à l’ensemble des copropriétaires présents et futurs. Les principaux éléments que doit contenir le registre au sens de l’art. 1070 C.c.Q. sont les suivants :
LES ÉLÉMENTS DU REGISTRE
Le registre des copropriétaires, locataires et occupants
Ce registre contient le nom et l’adresse postale de chacun des copropriétaires, locataires et occupants.
Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
Ce document contient les décisions des administrateurs membres du conseil. Toutes les résolutions écrites y sont également incluses. Les procès-verbaux doivent fidèlement refléter les délibérations et décisions du conseil, notamment tout vote portant sur la gestion de la copropriété, les dépenses engagées ou les travaux à réaliser sur les parties communes.
Les états financiers annuels
Le syndicat doit avoir des états financiers annuels à la disposition des copropriétaires : bilan, état des résultats d’exercice et état des dettes et créances. Un copropriétaire doit pouvoir comprendre la situation financière annuelle du syndicat, incluant l’usage fait des sommes provenant des différents fonds : fonds de prévoyance, fonds d’auto assurance et fonds d’opération.
Les polices d’assurance
Le syndicat a l’obligation de tenir parmi ses registres toutes les copies des assurances auxquelles il souscrit. Cela inclut la police d’assurance de l’immeuble, la police d’assurance des administrateurs et dirigeants, ainsi que l’historique des réclamations.
Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance
Conformément à la Loi 16 et au Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (D. 991-2025), le carnet d’entretien fait partie des documents devant figurer aux registres (art. 1070 C.c.Q.). Il inclut l’inventaire et la description des parties communes, les travaux d’entretien requis, l’estimation de l’état et de la durée de vie restante des composantes, ainsi que toutes les réparations majeures devant être entreprises dans les 25 prochaines années. L’étude du fonds de prévoyance doit également y figurer.
La déclaration de copropriété
Les registres doivent contenir une copie de la déclaration de copropriété, ce qui inclut l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions. Les règlements subséquents adoptés par le syndicat doivent également y figurer.
Les copies des contrats du syndicat
Le syndicat doit tenir dans ses registres une copie de tous les contrats signés avec les entrepreneurs ou compagnies avec lesquels il fait affaire : contrats de travaux et rénovations, contrats avec les assureurs ou toute autre entreprise de service.
Les documents relatifs à l’immeuble
Le syndicat doit également conserver les informations suivantes portant sur l’immeuble :
- Une copie du plan cadastral
- Le certificat de localisation (s’il existe)
- Les plans et devis de l’immeuble
- La liste des améliorations apportées aux parties communes (s’il y a lieu)
COMMENT ACCÉDER AUX REGISTRES ?
Tous les copropriétaires ont un droit de consulter le registre et, moyennant des frais raisonnables, d’en obtenir copie (art. 1070.1 C.c.Q.). Les consultations devraient généralement avoir lieu en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée par le conseil, à une heure raisonnable.
Tenir les registres ≠ les communiquer spontanément. Le syndicat est tenu de maintenir ses registres à jour, mais le copropriétaire doit en faire la demande pour y accéder. Le syndicat ne peut cependant pas refuser l’accès de façon arbitraire ou abusive — un refus injustifié l’expose à un recours judiciaire. Les tribunaux ont d’ailleurs ordonné à plusieurs reprises la communication de documents détenus par des syndicats récalcitrants.
Certaines informations contenues dans les registres demeurent néanmoins confidentielles : renseignements personnels des copropriétaires, données fiscales et financières personnelles, coordonnées privées. Le syndicat a non seulement le droit, mais l’obligation de protéger ces renseignements. Un administrateur qui les communiquerait sans autorisation pourrait engager sa responsabilité personnelle. Ces informations peuvent toutefois être divulguées si le copropriétaire concerné y consent expresssément.
CE QUE ÇA SIGNIFIE CONCRÈTEMENT POUR VOUS
Avant d’acheter un condo : demandez au syndicat de vous fournir ses registres. Au sens de l’article 1068.2 C.c.Q., le syndicat est dans l’obligation de vous fournir tous les documents et renseignements concernant l’immeuble qui vous permettront de donner un consentement éclairé. Un registre bien tenu, c’est le signe d’un syndicat bien géré.
Si vous êtes déjà copropriétaire : vous avez le droit de demander l’accès à tous ces documents. N’hésitez pas à exercer ce droit.
Par où commencer ?
Vous avez besoin d’aide dans un processus d’acquisition de condo, ou êtes copropriétaire souhaitant exercer vos droits ? Consultez votre avocat ou contactez-nous chez Fiset Légal pour une expertise en droit immobilier et en droit de la copropriété.
Un registre bien tenu, c’est la transparence que vous êtes en droit d’attendre de votre copropriété.
