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Le déroulement des assemblées des copropriétaires

Le déroulement des assemblées des copropriétaires

Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Vendredi, 21 Janvier 2011 12:45

LE DÉROULEMENT D’UNE ASSEMBLÉE DES COPROPRIÉTAIRES

Contacter l’auteur : s.fiset@fisetlegal.com

Aux termes des articles 345 et 1072 du Code civil du Québec, il est de l’obligation des syndicats de copropriété de convoquer au moins une fois dans l’année la tenue d’une assemblée générale des copropriétaires. Bien que le conseil d’administration prenne des décisions pour la collectivité des copropriétaires, l’assemblée des copropriétaires a un droit d’information, un pouvoir consultatif et certains pouvoirs décisionnels propres à elle.

Outre les assemblées générales annuelles, il se peut également que les copropriétaires soient convoqués dans un but spécial précis. Certaines situations d’urgence ou événements importants peuvent notamment nécessiter la convocation d’une assemblée spéciale ou extraordinaire des copropriétaires. Des copropriétaires représentant dix pour cent (10%) des voix peuvent également la requérir (article 352 C.c.Q.).

Bien que le Code civil du Québec prévoit des dispositions quant à la tenue et au déroulement des assemblées des copropriétaires dans son chapitre traitant des personnes morales (art. 345 et ss. C.c.Q.) et celui traitant de la copropriété (art. 1087 et ss. C.c.Q.), la déclaration de copropriété peut déroger à certaines de celles-ci, dans la mesure où l’assemblée n’est pas partiale, qu’aucune décision n’a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, que les droits des copropriétaires sont préservés et qu’elles ne dérogent pas au nombre de voix requis pour prendre la décision aux termes des articles 1096 à 1102 du Code civil du Québec. En cas de doute, il est primordial de s’assurer du respect des règles et procédures en assemblée et de consulter un professionnel détenant une pratique spécialisée en droit de la copropriété.

Nous verrons pour vous ci-après le déroulement d’une assemblée et certaines particularités.

LA CONVOCATION :

Seuls les propriétaires en titre d’une fraction de copropriété sont convoqués aux assemblées des copropriétaires et, si la déclaration de copropriété le prescrit, chaque créancier hypothécaire ayant dénoncé sa créance au syndicat. Aucun tiers, parent, conjoint, ami ou autre n’y est admis.

Habituellement, c’est le conseil d’administration qui convoque chaque copropriétaire.[1]

L’avis de convocation indique la date, l’heure et le lieu où elle est tenue, ainsi que l’ordre du jour (art. 346. C.c.Q.).

Le Code civil du Québec requiert un délai minimum de dix (10) jours, n’excédant toutefois pas plus de quarante-cinq (45) jours entre l’envoi de l’avis de convocation et la tenue de l’assemblée.[2] Reportez-vous cependant à votre déclaration de copropriété qui peut prévoir un autre délai.

Si tous les copropriétaires (même ceux absents) sont d’accord, il peut être possible de renoncer à l’avis de convocation :

Article 353 C.c.Q. :

« Les administrateurs ou les membres peuvent renoncer à l’avis de convocation à une réunion du conseil d’administration, à une assemblée des membres ou à une séance d’un autre organe.

Leur seule présence équivaut à une renonciation à l’avis de convocation, à moins qu’ils ne soient là pour contester la régularité de la convocation. »

Il est également possible de remplacer la tenue d’une assemblée par l’adoption d’une résolution écrite signée par TOUS les copropriétaires.

Article 354 C.c.Q. :

« Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe. »

[Les caractères soulignés sont nôtres]

Ainsi, par exemple, les copropriétaires peuvent communiquer entre eux et se réunir sur-le-champ, ou par du porte à porte, pour fins de signature d’une résolution écrite qui aura été préparée par le syndicat ou l’un des copropriétaires et exprimant avec précision et avec la signature de tous la volonté de l’assemblée. Attention : certaines fractions de copropriété sont détenues par plus d’un copropriétaire; la signature de tous est requise.

DOCUMENTATION ACCOMPAGNANT L’AVIS DE CONVOCATION

Aux termes de l’article 1087 du Code civil du Québec :

« L’avis de convocation de l’assemblée annuelle des copropriétaires doit être accompagné, en plus du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget prévisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. »

Cette disposition vise à permettre à tous les copropriétaires de se préparer à l’avance sur les sujets qui seront traités à l’assemblée.

Vous ne pouvez assister à l’assemblée convoquée ?

Sachez que votre absence ne vous dispensera aucunement du devoir vous soumettre aux décisions qui y seront prises si celles-ci sont prises conformément à la loi.

Généralement, un formulaire de procuration est joint à l’avis de convocation dans le cas où un copropriétaire ne pourrait être présent à une assemblée. À défaut ou à son choix, un copropriétaire peut également préparer sa propre procuration (mandat écrit à cet effet). Assurez-vous de la remettre avant la tenue de l’assemblée des copropriétaires aux administrateurs ou aux officiers de l’assemblée. Cette procuration permet à la personne désignée par le copropriétaire de faire valoir, pour lui et en son nom, son droit de vote malgré son absence.[3]

L’ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour indique quels seront les sujets traités lors de l’assemblée.

Vous désirez débattre de quelque chose qui n’est pas à l’ordre du jour ?

Il est possible d’ajouter une question à l’ordre du jour (art. 1088 C.c.Q.). Vous avez cependant cinq (5) jours suivant réception de l’avis de convocation pour faire votre demande, permettant ainsi au conseil d’administration et/ou aux officiers de l’assemblée de transmettre à tous les copropriétaires les questions nouvellement inscrites à l’ordre du jour.[4]

Sauf disposition contraire de la déclaration de copropriété et outre :

i) les questions d’intérêts pour la personne morale ou ses membres ne nécessitant pas de décision;

ii) que tous les copropriétaires ne soient présents et n’y consentent;

il n’est pas permis selon nous d’ajouter des questions lors des assemblées extraordinaires.[5]

LE DÉROULEMENT

Voici ce qui est généralement prévu à l’ordre du jour :

1. Élection des officiers d’assemblée

Selon les dispositions prévues au Règlement d’immeuble de la déclaration de copropriété, un président d’assemblée, un vice-président et un secrétaire sont nommés.

Leurs fonctions sont plus amplement décrits dans notre texte « L’organisation du syndicat : Distinction entre le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires ».

2. Constat du quorum

La prise en note des présences peut se faire à l’aide d’une liste contenant le nom des copropriétaires, leur adresse, le nombre de voix afférent à leur fraction de copropriété et une mention quant à l’existence ou non d’une procuration.

Article 1089 C.c.Q. :

« Le quorum, à l’assemblée, est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix.

Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est alors ajournée à une autre date, dont avis est donné à tous les copropriétaires; les 3/4 des membres présents ou représentés à la nouvelle assemblée y constituent le quorum.

L’assemblée où il n’y a plus quorum doit être ajournée si un copropriétaire le réclame. »

Le quorum n’est pas le nombre de participants présents à l’assemblée mais le nombre de voix comptées présentes ou représentées devant représenter la majorité de toutes les voix de tous les copropriétaires possédant une fraction dans la copropriété.

3. Ouverture de l’assemblée

Mot de bienvenu et prise en note de l’heure de l’ouverture de l’assemblée des copropriétaires.

4. Présentation des états financiers

Ceci peut être effectué par les membres du conseil d’administration ou par le comptable du syndicat convoqué à cet effet.

5. Présentation et consultation des copropriétaires sur le budget prévisionnel

i) Les charges résultant de la copropriété[6];

ii) Les charges résultant de l’exploitation de l’immeuble[7];

iii) Les allocations au fonds de prévoyance[8], y compris le cas échéant, celles pour les parties à communes à usage restreint[9];

Il est conseillé d’établir un budget prévisionnel couvrant l’année en cours et les deux (2) années à venir.[10]

6. Approbation des travaux par l’assemblée (si applicable)

L’assemblée est invitée à prendre une décision qualifiée (50% des copropriétaires représentant 75% des voix de tous les copropriétaires) à propos des travaux de transformation, d’amélioration ou d’agrandissement pouvant affecter les parties communes (art. 1097 alinéa 2 C.c.Q.).

7. Approbation de modification à la déclaration de copropriété (si applicable)[11]

Pour les modifications au Règlement d’immeuble (majorité simple), un projet de résolution détaillé peut généralement suffire sans qu’il soit nécessaire de faire rédiger un projet d’acte par un notaire ou un avocat.

Pour les résolutions affectant l’acte constitutif, la destination de l’immeuble ou l’état descriptif des fractions (majorité qualifiée : 50% des copropriétaires représentant 75% des voix de tous les copropriétaires – art. 1097 alinéa 4 C.c.Q.), il est par ailleurs conseillé de faire rédiger celle-ci préalablement par votre conseiller afin qu’aucune ambiguïté ou invalidité juridique n’empêche sa publication.

8. Approbation d’acte d’acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat (si applicable)

Ceci requiert l’accord d’une majorité qualifiée (50% des copropriétaires représentant 75% des voix de tous les copropriétaires – art. 1097(1) C.c.Q.) et affectera à tout le moins l’acte constitutif. Les mêmes remarques que ci-dessus sont donc applicables.

9. Modification à la destination de l’immeuble

Ceci requiert l’assentiment de l’assemblée selon l’article 1098 du Code civil du Québec :

« Sont prises à la majorité des 3/4 des copropriétaires, représentant 90% des voix de tous les copropriétaires, les décisions:

1° Qui changent la destination de l’immeuble;

2° Qui autorisent l’aliénation des parties communes dont la conservation est nécessaire au maintien de la destination de l’immeuble;

3° Qui modifient la déclaration de copropriété pour permettre la détention d’une fraction par plusieurs personnes ayant un droit de jouissance périodique et successif. »

Il est conseillé d’en discuter avec votre conseiller juridique.

Pour en connaître davantage sur la notion de « destination de l’immeuble », nous vous invitons à lire notre texte sur le sujet.

10. Élection des membres du conseil d’administration

Contrairement à la pratique populaire, l’assemblée élira les membres du conseil d’administration mais, sauf disposition contraire de la déclaration de copropriété, ne créera pas de poste de direction (président, vice-président, secrétaire, trésorier, etc.). En effet, il appartient généralement aux membres du conseil d’administration de créer entre eux, s’ils le désirent, des postes de direction (art. 335 C.c.Q.).

11. Varia

Ce temps peut être réservé pour les questions qui ont été soumises par les copropriétaires (selon le délai ci-haut expliqué de cinq (5) jours – article 1088 C.c.Q.) et aussi pour apporter des précisions sur quelque chose de discuté au cours de l’assemblée. Attention : le point « varia » ne permet pas de prendre des décisions sur des sujets s’ils n’ont pas été inscrits à l’ordre du jour aux termes de l’article 1088 du Code civil du Québec à moins que tous les copropriétaires ne soient présents et y consentent tous. Cependant, les questions d’intérêt général ne nécessitant pas de décision peuvent être « discutées » avec l’accord des copropriétaires (art. 348 C.c.Q.).

12. Levée de l’assemblée

Sauf dispositions contraires aux résolutions adoptées, les décisions prises lors de l’assemblée prennent effet à partir de ce moment. Il sera noté au procès-verbal l’heure de la fin de l’assemblée des copropriétaires.

LE VOTE

Aux termes de l’article 1090 du Code civil du Québec, chaque copropriétaire détient un nombre de voix correspondant à la valeur relative de sa fraction. Chaque copropriétaire vote donc selon la valeur relative (quote-part) de sa fraction de copropriété. Lorsqu’il y a plus d’un propriétaire d’une même fraction, les indivisaires de celle-ci exercent leurs droits de vote dans la proportion de la quote-part indivise établie entre eux par leur acte d’achat. Ce sont des dispositions qu’une déclaration de copropriété ne peut déroger.[12] Il est important de savoir que les stationnements, par exemple, s’ils sont considérés parties privatives (avec numéros de cadastre bien à eux) ceux-ci doivent également faire partie du décompte des droits de vote d’une fraction de copropriété.

Le Code civil du Québec prévoit cependant certaines limitations de voix :

Les copropriétés de moins de cinq (5) unités

À l’article 1091 du Code civil du Québec, dans une copropriété comptant moins de cinq (5) fractions et dont un copropriétaire possède plus de la moitié des voix, le nombre de voix dont il dispose à l’assemblée est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

Les mauvais payeurs peuvent être présents mais ne votent pas.

L’article 1094 du Code civil du Québec prévoit en effet que :

« Le copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n’a pas acquitté sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance, est privé de son droit de vote. »

Pareil copropriétaire ne perd cependant pas son droit de contester une décision (art. 1103 C.c.Q.).

Le promoteur

L’article 1093 du Code civil du Québec définit le promoteur :

« Est considéré comme promoteur celui qui, au moment de l’inscription de la déclaration de copropriété, est propriétaire d’au moins la moitié de l’ensemble des fractions ou ses ayants cause, sauf celui qui acquiert de bonne foi et dans l’intention de l’habiter une fraction pour un prix égal à sa valeur marchande. »

L’article 1092 C.c.Q. prévoit quant une réduction de voix :

« Le promoteur d’une copropriété comptant cinq fractions ou plus ne peut disposer, outre les voix attachées à la fraction qui lui sert de résidence, de plus de 60% de l’ensemble des voix des copropriétaires à l’expiration de la deuxième et de la troisième année de la date d’inscription de la déclaration de copropriété.

Ce nombre est réduit à 25% par la suite. »

Réduction proportionnelle des voix

Le Code civil du Québec édicte que :

« 1099. Lorsque le nombre de voix dont dispose un copropriétaire ou un promoteur est réduit, en application de la présente section, le total des voix des copropriétaires est réduit d’autant pour le vote des décisions exigeant la majorité en nombre et en voix. »

Ainsi, le total des voix est réduit proportionnellement.

EXIGENCE : MAJORITÉ SIMPLE, DOUBLE MAJORITÉ, DOUBLE MAJORITÉ SPÉCIALE

Chaque décision devant être prise lors d’assemblée de copropriété fait l’objet d’exigences différentes en regard du nombre de voix exigé. Il peut être très difficile parfois d’identifier l’exigence applicable. Pour en connaître les grandes lignes, nous vous référons à notre texte intitulé « Vote en assemblée des copropriétaires – Majorités requises ».

Vous n’êtes pas d’accord avec une décision ?

Toute décision n’ayant pas respecté les majorités requises, ou visant à amender la déclaration de copropriété afin de modifier le nombre de voix requis, contrairement à celui établi par le Code civil du Québec, est réputée non écrite (art. 1101 C.c.Q.). De même, une assemblée ayant été convoquée de façon irrégulière peut faire également l’objet d’un recours en nullité (art. 348, 353, 1087 et 1103 C.c.Q.).

Cependant, sachez que toute décision que vous jugez avoir été prise avec partialité, dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix, peut être annulée par un tribunal par voie d’action en justice dans les soixante (60) jours de l’assemblée (art. 1103 C.c.Q).

Un vote peut-il être secret ?

Article 351 C.c.Q. :

« (…) Le vote des membres se fait à main levée ou, sur demande, au scrutin secret. »

En règle générale, les votes se font à main levée. Attention : les copropriétaires votes cependant toujours selon le nombre de voix accordés à leur fraction de copropriété, pas selon le nombre de copropriétaires pour ou contre une résolution.

Ceci mentionné, il est possible de procéder par scrutin secret en prenant des mesures telles, par exemple, l’inscription sur les bulletins de vote du numéro de cadastre sur le talon et du nombre de voix sur le billet de vote. Après le décompte par le scrutateur, ceux-ci seront gardés sous scellé au registre de la copropriété pour qu’en cas de contestation d’une décision prise en assemblée (ou de l’absence de « décision » au sens juridique), il soit possible, à l’aide de la liste des présences et desdits bulletins de vote, de faire les constats nécessaires quant à la conformité du vote contesté.

Procès-verbal

L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat doit tenir à son registre les originaux de tous les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires, ces derniers faisant état des délibérations, résolutions et résultats précis des votes.

Puisque les décisions prises à l’assemblée prennent généralement effet à la levée de celle-ci (après la clôture de l’assemblée), il est important de pouvoir fournir le procès verbal sans délai (notes manuscrites du secrétaire d’assemblée des décisions) et de transmettre dès que possible à tous les copropriétaires (les absents y compris, et surtout !), ne serait-ce que dans une forme préliminaire ou sous forme d’un bulletin d’information, les renseignements relatifs aux principales décisions de l’assemblée. Pour plus de détails, nous vous invitons à lire notre texte Les procès-verbaux.

Nous vous avons donné ici un résumé du rôle et déroulement des assemblées des copropriétaires.

D’un point de vue critique, il a été constaté que bien des assemblées accusent une faible participation de leurs copropriétaires, entravant ainsi l’évolution de la copropriété. Ce désintéressement des copropriétaires est souvent aux conséquences malheureuses à l’égard du patrimoine commun. Cependant, un conseil d’administration « engagé » et des gestes tels que fournir la collation et des breuvages ou des incitatifs (jetons de présences, tirages de cadeaux, etc.), ont généralement un impact favorable sur ses copropriétaires. Pensez-y !

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.


[1] Il y a toutefois une exception aux termes de l’article 352 du Code civil du Québec : « S’ils représentent 10% des voix, des membres peuvent requérir des administrateurs ou du secrétaire la convocation d’une assemblée annuelle ou extraordinaire en précisant, dans un avis écrit, les questions qui devront y être traitées.

À défaut par les administrateurs ou le secrétaire d’agir dans un délai de 21 jours à compter de la réception de l’avis, tout membre signataire de l’avis peut convoquer l’assemblée. »

Cet article s’applique souvent en cas d’inertie du conseil d’administration

[2] Article 346 C.c.Q.

[3] Article 350 C.c.Q.

[4] Article 1088 C.c.Q.

[5] Article 348 C.c.Q.

[6] Article 1064 C.c.Q.

[7] Article 1064 C.c.Q.

[8] Articles 1064 et 1071 C.c.Q.

[9] Articles 1043 (2), 1064 in fine et 1072 (2) C.c.Q.

[10] Article 2729 C.c.Q. « L’hypothèque légale du syndicat des copropriétaires grève la fraction du copropriétaire en défaut, pendant plus de 30 jours, de payer sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance; elle n’est acquise qu’à compter de l’inscription d’un avis indiquant la nature de la réclamation, le montant exigible au jour de l’inscription de l’avis, le montant prévu pour les charges et créances de l’année financière en cours et celles des deux années qui suivent. »

[11] Articles 1087 et 1096 (Règlement d’immeuble) ou 1097 (acte constitutif et état descriptif des fractions) C.c.Q.

[12] Article 1101 C.c.Q.

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:07