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Comment choisir un bon gestionnaire de copropriété ? (révisé)

Comment choisir un bon gestionnaire de copropriété ? (révisé)

Écrit par Me Sébastien Fiset , LL.B., B.A.A.
Dimanche, 10 Janvier 2010 21:57

COMMENT CHOISIR UN BON GESTIONNAIRE ?

Contacter l’auteur : s.fiset@fisetlegal.com

L’administration ne doit avoir aucun secret pour lui. Bras droit du syndicat, support d’appoint ou simple consultant, sa présence peut faire toute la différence !

GÉNÉRALITÉS

Le besoin d’avoir recours à un gestionnaire de copropriété (en droit, un « gérant d’immeuble ») varie selon la taille de la copropriété.

Le gestionnaire a pour but d’alléger la charge de travail des membres du syndicat, ceux-ci pouvant se concentrer sur les pouvoirs décisionnels.

Il est là pour exécuter les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée des copropriétaires. De plus, il fait profiter à la copropriété de son expérience et de ses connaissances en gestion immobilière car, avouons-le, nous ne sommes pas tous nés « gestionnaires en soi »; alors qu’eux, en font leur métier !

Un bon gestionnaire devrait, au grand profit du syndicat, entretenir un réseau de contacts avec des représentants de chaque corps de métier. Il devrait aussi bien connaître les règles prévues à la loi et à la déclaration de copropriété de la copropriété qu’il sert, dans les domaines tels la convocation d’assemblée, quorum, droits de vote, devoirs et responsabilités du syndicat, etc.

Il se doit d’agir avec « prudence et diligence », « honnêteté et loyauté, dans le meilleur intérêt » du syndicat (art. 1309 C.c.Q.), en respectant les obligations que la loi et la déclaration de copropriété lui imposent : il doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés (art. 1308 C.c.Q.). Il doit faire preuve de prévoyance et de leadership.

Son objectif principal est de veiller, tout comme le syndicat, à assurer la « conservation de l’immeuble » sous sa gestion (art. 1039 C.c.Q.). Pour cela, le syndicat se doit d’être précis avec le gestionnaire quant à ses demandes et priorités. Une bonne communication est primordiale.

Pour une petite copropriété, la gérance en tant que telle peut très bien être assumée par le syndicat, qu’il soit formé de copropriétaires ou non, et sur une base bénévole ou rémunérée; la présence d’un gestionnaire est facultative dans un tel cas. Si la copropriété est toutefois à ses premiers balbutiements, le gestionnaire serait le meilleur acolyte dans l’établissement du fonctionnement du syndicat, la préservation de ses droits, la réception des parties communes, la vérification des vices et malfaçons pouvant affecter l’immeuble et quant à la confection des premiers budgets. Cependant, plus on se dirige vers une copropriété d’importance, plus on constate que la gestion se devrait d’être confiée à un professionnel, même si ce n’est qu’en partie.

En principe, dans les copropriétés d’une certaine ampleur (20 unités d’habitations et plus), il est conseillé d’avoir un gestionnaire. Celui-ci devrait assurer un plein mandat de gestion de la comptabilité (préparation des budgets, états financiers, des comptes payables et des frais de condo à recevoir), des avis de convocation des assemblées[1], du registre du syndicat[2] et un mandat complet de simple administration (dans le jargon, de « pleine gestion »). S’il lui incombe de s’occuper du compte bancaire du syndicat, les sommes que celui-ci percevra seront déposées dans un compte bancaire ouvert au nom du syndicat seulement. Les sommes perçues ne serviront en aucun temps aux fins personnelles du gestionnaire. Sous préalable approbation par le conseil d’administration des factures à payer, il pourra être seul signataire pour le compte du syndicat, assurant ainsi un processus d’approbation plus pragmatique des dépenses.

En copropriété divise, il y a deux (2) catégories de gestion : l’administration et l’intendance.

Administration = Pouvoir décisionnel, réservé au conseil d’administration.

Intendance = Tâches administratives et « simple administration ». C’est dans ces limites de pouvoirs que le gestionnaire agira (art. 1301 à 1305 C.c.Q.). Il s’occupera de « l’administration courante du syndicat » (art. 1085 C.c.Q.).

Ces tâches d’intendance peuvent être exécutées par un employé du syndicat ou par une firme spécialisée (compagnie de gestion) offrant ses services à contrat.

CE QU’UN BON GESTIONNAIRE DEVRAIT FAIRE POUR VOUS

Un gestionnaire de copropriété compétent devrait assurer plusieurs types de tâches en gestion. Ces tâches font généralement l’objet d’un forfait par portes par mois. Certaines feront par ailleurs l’objet d’extras facturés à l’heure ou à l’acte.

Gestion générale :

  • Réception et transmission des demandes des copropriétaires au conseil d’administration;
  • Transmission des décisions du conseil d’administration aux demandes des copropriétaires ainsi qu’aux fournisseurs de services et aux tiers;
  • Assurer le respect des règlements de l’immeuble et prise de mesures coercitives si nécessaire auprès des copropriétaires, locataires, invités et autres occupants de la copropriété;
  • Préparation au nom du syndicat des documents nécessaires aux notaires, agents et courtiers lors de transactions immobilières (aux frais du copropriétaire, généralement);

Gestion administrative :

  • Préparation des documents pour les assemblées annuelles des copropriétaires [art. 1087 C.c.Q. : avis de convocation, ordre du jour, bilan, états des résultats, états des dettes et créances, budget annuel (opérations courantes et fonds de prévoyance), budget prévisionnel, liste des présences et procès-verbaux];
  • Préparation des documents pour les réunions du conseil d’administration (budget, états financiers mensuels, trimestriels ou semestriels, conciliations bancaires, procès-verbaux);
  • Tenue du registre des copropriétaires et locataires, registre du fonds de prévoyance, des règlements et services de l’immeuble;

Gestion financière :

  • Gestion du compte bancaire d’opération et des opérations courantes du syndicat [dépôts des encaissements des frais de condo des copropriétaires, paiement des factures préautorisées par le conseil d’administration (Hydro-Québec, Gaz Métro, services d’entretien de l’ascenseur, etc.)];
  • Gérer les placements du fonds de prévoyance, dans des valeurs sûres (art. 1339 C.c.Q.);
  • Recherche au nom du syndicat des contrats de meilleurs qualités, prix, produits et services;
  • Négociation avec les soumissionnaires au nom du client et préparation de bons de commandes et soumissions sur les contrats retenus;
  • Préparation des contrats et versements des salaires aux employés (concierge, homme à tout faire) et représentants (administrateurs) du syndicat;
  • Production des rapports d’impôts annuels du syndicat;
  • Transmission des avis de cotisations (état de compte), perception des charges communes, cotisations spéciales et autres, et exercice au nom du syndicat d’actes nécessaires à la perception « active » (mise en demeure, représentation à la Cour du Québec, division des petites créances, etc.);

Gestion du bâtiment :

  • Inspection sommaire périodique de l’immeuble;
  • Établissement et tenue d’un plan d’entretien préventif;
  • Tenue, suivi et mise-à-jour du carnet d’entretien;
  • Mise-à-jour des couvertures d’assurances;
  • Gestion de l’immeuble, du personnel et des sous-traitants engagés par le syndicat;
  • Analyse des appels d’offre et soumissions et transmission aux membres du conseil d’administration;
  • Recommandations sur l’octroi des contrats;
  • Gestion des contrats d’entretien de l’immeuble accordés par le syndicat (ascenseur, piscine, neige, gazon, concierge, etc.);
  • Gestion des projets, supervision des travaux et travail étroit avec les entrepreneurs (suivi serré, pression, respect des échéanciers);
  • Contrôle de la qualité des travaux;
  • Négociation avec les fournisseurs de produits, de matériaux et de services assurant la pérennité et/ou l’utilité de l’immeuble, préparation de leurs chèques pour remise, après approbation du conseil d’administration du syndicat, selon les échéanciers fixés ou l’avancement des travaux effectués;
  • Gestion d’une réclamation en cas de sinistre;

AUTRES AVANTAGES

En raison de son pouvoir d’achat, un gérant d’immeuble administrant plusieurs copropriétés a généralement un plus grand pouvoir de négociation dans l’obtention de meilleur prix sur les produits et services à rendre par le syndicat.

De plus, un gestionnaire de qualité assurera un service 24h / 24, 7 jours / 7 à ses clients. Il se déplacera également à la copropriété en cas d’urgence.

Important : Ne prenez pas le gestionnaire le moins cher. Selon notre expérience, cela serait généralement une erreur. Prenez, au contraire, celui qui offre le plus de services, le plus de débrouillardise, de connaissance, d’expérience, celui qui est le plus franc, celui en qui vous avez le plus confiance et, ces éléments pondérés, celui qui a le ratio le plus petit en terme d’unités d’habitation à s’occuper par gestionnaire (demandez combien d’autres unités gère la personne qui aurait l’administration de votre copropriété. Prenez celui qui a le moins d’unités en tenant compte primordialement de l’expérience de cette personne).

Enfin, négociez un service attentionné, quitte à donner une rétribution spéciale additionnelle pour ce faire. Ici comme ailleurs, vous en avez pour ce que vous payez.

Si vous ne cherchez pas la qualité et vous vous concentrez sur le prix, selon nos observations et les expériences qui nous sont rapportées, il se peut que vous trouviez que les gestionnaires de copropriété n’en valent pas la chandelle ou risquez peut-être d’être déçu.

Votre responsabilité à titre d’administrateur

Vous faites peut-être la gestion de votre copropriété vous-même, au mieux de vos capacités et de vos connaissances. Or, vous n’avez certes pas toute l’expertise pour y procéder seul. Ce faisant, vous engagez peut-être votre responsabilité civile.

Gérer une copropriété est une tâche ardue et, bien qu’un gestionnaire puisse paraître dispendieux, un coup de main d’un spécialiste tel le gestionnaire de copropriété vous simplifiera de beaucoup la vie. Vous ne voudrez plus vous en passer !

Dans plusieurs cas, vous vous assurerez également d’une saine gestion qui aura des effets positifs tant pour votre copropriété que du point de vue administrateur, copropriétaire ou même acheteur potentiel, pour qui il sera rassurant d’acheter une copropriété gérée efficacement et professionnellement.

L’information fournie sur cette page est de nature générale et ne saurait pallier le besoin d’obtenir des conseils juridiques propres à une situation particulière.


[1] Article 1087 C.c.Q. : « L’avis de convocation de l’assemblée annuelle des copropriétaires doit être accompagné, en plus du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget prévisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés. »

[2] Article 1070 C.c.Q : « Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, ainsi que les états financiers.

Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels il est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l’immeuble bâti, le cas échéant, et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat.»

Mise à jour le Samedi, 16 Août 2014 17:47